'

Тема 7. Автоматизация офиса

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Информационные технологии в менеджменте Тема 7. Автоматизация офиса


Слайд 1

Информационные технологии в менеджменте Задачи, решаемые в офисе К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.


Слайд 2

Информационные технологии в менеджменте Типовые процедуры, выполняемые в офисных задачах обработка входящей и исходящей информации чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы сбор и последующий анализ данных отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора хранение поступившей информации быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных


Слайд 3

Информационные технологии в менеджменте Условия выполнения офисных задач должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.


Слайд 4

Информационные технологии в менеджменте Преимущества автоматизированного офиса Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме т.к. поддерживает внутрифирменную связь персонала, предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.


Слайд 5

Информационные технологии в менеджменте Информационная технология автоматизированного офиса Информационная технология автоматизированного офиса — это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.


Слайд 6

Информационные технологии в менеджменте Преимущества ИТ автоматизации офиса Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.


Слайд 7

Основные компоненты ИТ автоматизации офиса


Слайд 8

Информационные технологии в менеджменте Средства, обеспечивающие технологию автоматизации офиса В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.


Слайд 9

Информационные технологии в менеджменте Электронный офис Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.


Слайд 10

Информационные технологии в менеджменте Аппаратные средства В состав автоматизированного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.


Слайд 11

Информационные технологии в менеджменте Программные средства Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: текстовый редактор; электронная таблица; система управления базами данных. В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний; программа электронной презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; сетевое программное обеспечение; программы перевода.


Слайд 12

Информационные технологии в менеджменте Интегрированные пакеты для офиса В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.


Слайд 13

Информационные технологии в менеджменте Интегрированные пакеты Интегрированные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.


Слайд 14

Информационные технологии в менеджменте Интегрированные пакеты Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое ядро, обеспечивающее возможность тесного взаимодействия между составляющими.


Слайд 15

Информационные технологии в менеджменте Интегрированные пакеты Компоненты интегрированных пакетов могут работать изолированно друг от друга Но основное достоинство ИП проявляется при совместном использовании компонентов и их разумном сочетании. Пользователи получают унифицированный интерфейс, что обеспечивает легкость их освоения.


Слайд 16

Информационные технологии в менеджменте Отличительные особенности интегрированных пакетов Полнота информационной технологии для конечного пользователя Однотипный интерфейс конечного пользователя для всех программ, входящих в состав ИП: Общие команды в меню Стандартные пиктограммы одних и тех же функций (сохранение, печать, проверка орфографии, шрифтовое оформление и т.п.) Стандартное построение диалоговых окон и работа с ними Общий сервис для программ ИП, например: Словарь и средства орфографии для проверки правописания Построитель диаграмм Конвертор данных и др. Легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами ИП. Например метод OLE Единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop) Единая языковая платформа для разработки макрокоманд, пользовательских программ. Например, язык Visual Basic. Возможность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав ИП.


Слайд 17

Информационные технологии в менеджменте Пример: интегрированный пакет для написания книг, содержащих иллюстрации, в который входят: текстовый редактор; орфографический корректор на 80000 слов (программу обнаружения орфографических ошибок); программу слияния текстов; программу формирования оглавлений и составления указателей; автоматический поиск и замену слов и фраз; средства телекоммуникации; электронную таблицу; систему управления базами данных; модули графического оформления; графический редактор; возможность печати сотнями разных шрифтов и т.д.


Слайд 18

Информационные технологии в менеджменте Интегрированный пакет Microsoft Office В этот мощный профессиональный пакет вошли такие необходимые программы, как текстовый процессор Word , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.


Слайд 19

Информационные технологии в менеджменте ИП Microsoft Office характеризуется Стандартами выполнения основных операций обработки: Общность пунктов главного меню, Общность приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов Единством принципов конфигурирования и настройки программ Конвертированием форматов хранимых данных Заменой главного меню на меню приложения объектов при их редактировании


Слайд 20

Информационные технологии в менеджменте Пользовательский интерфейс Интерфейс – совокупность средств и правил, которые обеспечивают взаимодействие устройств, программ и человека Пользовательский интерфейс – интерфейс, обеспечивающий взаимодействие пользователя с персональным компьютером.


Слайд 21

Информационные технологии в менеджменте Пользовательский интерфейс Пользовательский интерфейс определяет: вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п. Пользовательский интерфейс строится по типу графического, ориентированного на среду операционной системы (например, Windows) интерфейса с развитыми элементами управления: Командные кнопки, Выпадающие меню, Переключатели и т.п.


Слайд 22

Информационные технологии в менеджменте Возможности совместной работы при создании документов Пакет OfficeXP преображает процесс редактирования и рецензирования документа и повышает эффективность совместной работы, предоставляет в распоряжение пользователя такие средства связи, как MSN Hotmail и служба доставки сообщений MSN Messenger, вместе с календарем и контактной информацией; использование предварительно созданного веб-узла, основанного на службах SharePoint Team Services, позволяет увеличить эффективность управления выполнением групповых проектов и деятельностью групп


Слайд 23

Информационные технологии в менеджменте Совместная работа над документами Send for Review - Office XP Изменения, сделанные несколькими рецензентами, могут быть объединены в одном документе после возврата отрецензированного документа автору. Разметка (Markup). Изменения, сделанные в Word и PowerPoint, представляются в виде выносок (callouts), расположенных в правом поле документа, которые содержат информацию об изменениях и о том, кто эти изменения сделал. Сравнение и слияние (Compare and Merge) - возможность объединить в одном документе комментарии и исправления, сделанные разными рецензентами. Многопользовательские документы - Microsoft Word предоставляет нескольким пользователям возможность одновременной работы над одним документом. Проверка формата дает пользователям возможность находить и исправлять ошибки форматирования документов, созданных в Microsoft Word.


Слайд 24

Информационные технологии в менеджменте Средства Word, повышающие производительность и эффективность работы членов рабочих групп Создание версий Ведение истории работы над документом. Возможность точно определить время, характер и автора изменений, внесенных в документ. Все сведения о версиях документа хранятся в самом документе Слияние документов Объединение всех изменений и примечаний, внесенных несколькими рецензентами, в один документ с помощью одной операции. Примечания и всплывающие подсказки Быстрый просмотр на экране примечаний любых рецензентов непосредственно в документе без открытия отдельной области. Панель рецензирования Все средства рецензирования документа находятся на одной панели инструментов: запись и просмотр изменений, вставка и просмотр примечаний, выделение текста цветом, сохранение версий и отправка документа по электронной почте.


×

HTML:





Ссылка: