'

Система электронного документооборота УСНО (СЭД УСНО) Итоги внедрения

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Система электронного документооборота УСНО (СЭД УСНО) Итоги внедрения Докладчик: Оплавин Сергей Валерьевич


Слайд 1

Бумажный документооборот Недостатки бумажного документооборота : Необходимость создания бумажных копий документов Трудоемкий процесс контроля исполнения поручений по документам Трудоемкий процесс формирования отчетов Трудоемкий поиск документов в бумажном архиве ~ 25 000 ДОКУМЕНТОВ В ГОД УСНО Огромный бумажный архив


Слайд 2

Цели внедрения СЭД УСНО Организация централизованного хранения документов Повышение контроля исполнения задач по документам и поручениям Облегчение доступа к информации


Слайд 3

Этапы внедрения СЭД УСНО Этап 1: Определение требований, разработка структуры электронного архива и регламента взаимодействий Этап 2: Внедрение процедуры обработки и учета входящих документов Этап 3: Внедрение процедуры подготовки исходящих документов Этап 4: Внедрение процедуры исполнения электронных поручений Этап 5: Разработка нормативно-распорядительной документации по организации электронного архива


Слайд 4

СЭД УСНО Входящий Исходящий Внутренний Поручение Этап 1: Определение типов документов


Слайд 5

Определение порядка создания и ведения номенклатуры электронных дел в СЭД УСНО Определение ответственных за ведение номенклатуры дел Обеспечение наполнения электронных дел через другие АС предприятия Определение структуры хранения документов


Слайд 6

Этап 2: Внедрение процедуры обработки и учета входящих документов Определение набора атрибутов электронной карточки документа Определение фиксированного набора типов резолюций Настройка маршрутов исполнения Формирование отчетов по исполнению


Слайд 7

Регистрация Жизненный цикл входящего документа Секретарь Руководитель Технический отдел Бумажный архив Электронный ДОКУМЕНТ Электронная карточка документа


Слайд 8

Архив Исполнение Регистрация Жизненный цикл входящего документа Секретарь Руководитель Технический отдел Бумажный архив Исполнение Электронный ДОКУМЕНТ Электронный АРХИВ


Слайд 9

архив Исполнение Регистрация Жизненный цикл входящего документа Секретарь Руководитель Технический отдел Бумажный архив Исполнители Утверждающий Электронный архив


Слайд 10

Исполнение входящего документа Типы резолюций: Для ответа и решения Контроль за исполнением остается за руководителем, наложившим резолюцию Система требует от исполнителей подготовить ответ (исходящий документ) или отчет о принятых решениях Для исполнения Контроль за исполнением возлагается на ответственного исполнителя (первого в списке исполнителей) Система требует от исполнителей подготовить отчет об исполнении Для информации Контроль за такими документами не осуществляется Система рассылает документ для уведомления всем исполнителям Для архива Контроль за такими документами не осуществляется Документ не рассылается


Слайд 11

Отчеты по входящим документам Журнал регистрации входящих документов Контроль исполнения входящей корреспонденции


Слайд 12

Этап 3: Внедрение процедуры подготовки исходящих документов Определение набора атрибутов электронной карточки документа Определение шаблонов Настройка маршрутов подготовки, согласования, регистрации и исполнения исходящих документов


Слайд 13

Процесс подготовки исходящего документа Исполнитель замечания Электронный архив замечания Ответственный за подготовку Согласующий 1 Согласующий N Утверждение Руководителем УСНО Регистрация документа Бумажный архив Контрагент


Слайд 14

Этап 4: Внедрение процедуры исполнения электронных поручений Определение набора атрибутов электронной карточки поручения Настройка маршрутов исполнения и контроля исполнения поручения Формирование отчетов по исполнению


Слайд 15

Исполнение электронного поручения Ответственный за исполнение Исполнитель контроль контроль исполнение замечания Электронный архив отчет Руководитель подразделения


Слайд 16

Отчеты по электронным поручениям Контроль исполнения поручений


Слайд 17

Система отчетов В системе настроено автоматическое формирование и рассылка следующих отчетов: Отчет по входящим документам с истекшим сроком исполнения Список пользователей с задачами непринятыми к исполнению


Слайд 18

Определяет правила организации работы по ведению архивных дел в электронном архиве УСНО с использованием системы электронного документооборота Устанавливает требования к структурным подразделениям УСНО, по организации работы в системе электронного документооборота Устанавливает порядок организации и контроля исполнения всех входящих, исходящих документов и поручений Определяет порядок формирования бумажных архивных дел в текущем делопроизводстве Определяет ответственность за состояние и правильное ведение номенклатуры дел в структурных подразделениях УСНО Этап 5: Производственная инструкция


Слайд 19

Эффективная система поиска Полнотекстовый запрос Запрос по атрибутам


Слайд 20

Итоги внедрения СЭД УСНО Создана централизованная система хранения документов Обеспечен доступ к электронному архиву Создана эффективная система поиска документов Внедрены процедуры обработки входящих документов, подготовки исходящих документов и исполнения электронных поручений Создана система отчетов для получения актуальной информации по различным аспектам работы СЭД Создана система контроля исполнительской дисциплины с автоматическим перераспределением задач между сотрудниками Разработана производственная инструкция, определяющая правила организации работы с СЭД


Слайд 21

Преимущества СЭД УСНО Уменьшение затрат на копирование Уменьшение затрат на доставку документов в электронном виде Облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений Повышение сохранности документов и удобства их хранения Улучшение контроля за поручениями по документам Значительное ускорение поиска документов


Слайд 22

Распределение документов по типам 2010 год: 21409 документов Всего в системе: 60503 документа


Слайд 23

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!


×

HTML:





Ссылка: