'

TopS BI DocHouse Сделать документы доступными. 2 Зачем?.... «Поиск документа всё чаще сводится к поиску человека, который знает, где нужный документ лежит!»

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0


Слайд 1

Зачем?.... «Поиск документа всё чаще сводится к поиску человека, который знает, где нужный документ лежит!» Было замечено…


Слайд 2

0. Оглавление Цели Архитектура Работа с Системой – DocHouse Workflow Работа с Системой – DocHouse Storage Примеры внедрений Варианты развития Итог


Слайд 3

1. Цели Линейка продуктов DocHouse предназначена для автоматизации документооборота любой организации и может использоваться как в рамках небольшого отдела, так и всей организации. Сокращение затрат на обработку и поиск документов Централизованное хранение документов Унификация документов и процедур Обеспечение контроля исполнения Преемственность принципов «бумажного» документооборота Динамическая рубрикация: персональная, общая Поиск: по контексту и атрибутам Версионный контроль: ручной, автоматический Персонифицированная ответственность Простота и удобство интерфейсов


Слайд 4

Требования к современным системам Современный подход к выбору Системы документооборота предполагает одновременный учёт сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов Автоматические рассылки уведомлений и напоминаний Ведение персонифицированной истории работы с документами Интеграция с Microsoft Office и корпоративными приложениями Средства групповой работы с документами и проектами Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения Реализация на web-технологиях


Слайд 5

Немного статистики По данным статистических исследований, осуществленных компанией «PayBot LLC» на основе реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят: на поиск и ожидание поступления документов - 20% на согласование и утверждение документов - 20% на передачу документов между подразделениями - 10% на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10% Итого: 60%


Слайд 6

Немного статистики СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счёт возможности удаленной работы с документами как через web-браузер на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще Итого: 80%


Слайд 7

Немного математики Экономия рабочего времени = 60% х 80% = 48%


Слайд 8

2. Архитектура TopS BI DocHouse


Слайд 9

Компоненты TopS BI DocHouse Компоненты Систем, входящих в линейку продуктов TopS BI DocHouse: Microsoft SharePoint единая точка входа для всех пользователей технологическая площадка для хранения, версионного контроля, поиска и т.д. права доступа интеграция с Microsoft Office Microsoft SQL Server 2000 физическое хранение индексация и поиск информации Microsoft Active Directory управление пользователями


Слайд 10

Работа с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow


Слайд 11

3. Работа с Системой – DocHouse WorkFlow Для работы с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow не требуется установка дополнительного программного обеспечения: Разработка маршрутов обработки документов – Microsoft Office Visio Разработка карточки документа – Microsoft Office InfoPath Работа с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow – Microsoft Internet Explorer Работа с документами Системы – Microsoft Office System


Слайд 12

DocHouse WorkFlow – Разработка маршрута


Слайд 13

DocHouse WorkFlow – Разработка карточки


Слайд 14

DocHouse WorkFlow – Работа пользователя


Слайд 15

DocHouse WorkFlow – Работа пользователя Входящие – список документов, пришедших пользователю на обработку Отправленные – список документов, отправленных пользователем по маршруту обработки Черновики – документы, созданные пользователем, но ещё не активированные для обработки по маршруту Архив – доступ к архиву документов прошедших все этапы обработки Расширения – список доступных пользователю дополнительных функций, таких как: Заместители, Пакетная обработка и т.д.


Слайд 16

DocHouse WorkFlow – Просмотр свойств


Слайд 17

DocHouse WorkFlow – Просмотр свойств Свойства – просмотр свойств документа, просмотр карточки, списка исполнителей и их комментариев История – персонифицированный список изменений статусов документа Документы – список дополнительных документов, с возможностью просмотра версий [Документ] – кнопка открытия главного документа на редактирование


Слайд 18

DocHouse WorkFlow – Просмотр истории


Слайд 19

DocHouse WorkFlow – Расширения


Слайд 20

DocHouse WorkFlow – Расширения Администрирование:Документы – просмотр всех активных документов в режиме чтения Администрирование:Назначение заместителей – назначение заместителей определённому сотруднику Пакетная обработка – возможность обработки нескольких документов, находящихся на одном этапе обработки конкретного маршрута Заместители – назначение заместителей «себе»


Слайд 21

DocHouse WorkFlow – Документы


Слайд 22

DocHouse WorkFlow – Заместители


Слайд 23

DocHouse WorkFlow – Пакетная обработка


Слайд 24

DocHouse WorkFlow – Интеграция с Outlook


Слайд 25

Работа с Системой TopS BI DocHouse Storage


Слайд 26

4. Работа с Системой – DocHouse Storage Для работы с Системой TopS BI DocHouse Storage не требуется установка дополнительного программного обеспечения: Административное управление системой – Microsoft Internet Explorer Работа с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow – Microsoft Internet Explorer Работа с документами Системы – Microsoft Office System


Слайд 27

DocHouse Storage – Поиск документов


Слайд 28

DocHouse Storage – Документы Рубрикатор – динамический персональный рубрикатор, позволяющий просматривать документы в стиле стандартного проводника Используемые документы – просмотр списка открытых документов за: сегодня, вчера, последнюю неделю, последний месяц Сокращённый рубрикатор – динамический персональный рубрикатор, позволяющий просматривать документы в стиле Far, Norton Commander Поиск – поисковая форма, позволяющая искать документы по содержимому и полям карточки


Слайд 29

DocHouse Storage – Поисковая форма


Слайд 30

DocHouse Storage – Настройки


Слайд 31

DocHouse Storage – Настройки Настройки рубрикатора – возможность настройки персонального рубрикатора отображения списка документов Типы документов – управление иерархическим списком документов и шаблонами Справочники – управление справочниками Отчёты – просмотр отчётов по использованию системы, загруженным документам, пользователям и т.д.


Слайд 32

DocHouse Storage – Карточка


Слайд 33

DocHouse Storage – Карточка Карточка документа – аттрибутивная информация о документе Версии – управления версиями документа Связанные документы – просмотр и создание связей документа с другими внешними документами и документами Системы Оповещение – настройка оповещений, связанных с конкретным документом Назначить права – управление правами доступа на конкретный документ


Слайд 34

DocHouse Storage – Особенности Сквозная автоматическая нумерация всех документов Полная интеграция с приложениями Microsoft Office System Автоматический персонифицированный версионный контроль Оповещения о документе и отслеживание изменений Возможность создания персональных рубрикаторов Возможность поиска одновременно по контексту и по полям карточки Связанные документы Web интерфейс


Слайд 35

Примеры внедрений TopS BI DocHouse Storage


Слайд 36

5. Примеры внедрений – ТНТ-Телесеть Внедрение системы TopS BI DocHouse в Телекомпании ТНТ-Телесеть для организации корпоративного документооборота Проблемы: Неформализованные процессы обработки документов Большое количество бумажных документов Сложность определения актуальной версии Задержка обработки документов или их потеря Сложность выделения из всех документов тех, которые необходимо обработать срочно Невозможность работать с документами находясь вне офиса


Слайд 37

5. Примеры внедрений – ТНТ-Телесеть Внедрение системы TopS BI DocHouse в Телекомпании ТНТ-Телесеть для организации корпоративного документооборота Решение: Внедрение TopS BI DocHouse Итог: Разработаны «жёсткие» схемы жизненных циклов документов Бумажные документы исчезли из внутреннего документооборота Найти актуальную версию стало делом минуты Легкость определения срочных документов, а так же лёгкость контроля обработки документов Возможность работы с Системой через Интернет с использованием e-Token и VPN


Слайд 38

5. Примеры внедрений – ОФГ Внедрение системы TopS BI DocHouse в ОФГ (Объединённой финансовой группе) для организации корпоративного документооборота Проблемы: Большое количество бумажных документов Большое количество неструктурированных электронных документов на файловом сервере Большой трафик по почте, при передаче документов, и, как следствие большое количество версий документов Сложность выделения из всех документов тех, которые необходимо обработать срочно Сложность организации прав доступа к документам Сложности при поиске документов


Слайд 39

5. Примеры внедрений – ТНТ-Телесеть Внедрение системы TopS BI DocHouse в ОФГ (Объединённой финансовой группе) для организации корпоративного документооборота Решение: Внедрение TopS BI DocHouse Итог: Внедрено корпоративное хранилище документов Документы передаются как ссылки в Системе, а не как вложения в почтовые письма Права доступа назначаются автоматически, в зависимости от атрибутов документов Поиск стал занимать значительно меньше времени


Слайд 40

Варианты развития TopS BI DocHouse


Слайд 41

6. Варианты развития


Слайд 42

6. Варианты развития


Слайд 43

6. Варианты развития


Слайд 44

6. Варианты развития


Слайд 45

7. Итог Основные преимущества, получаемые в результате внедрения линейки продуктов DocHouse Повышение прозрачности движения документов и поддержка жизненного цикла документов Единое место хранения документов Организация единого корпоративного информационного пространства Удобный и эффективный поиск как по мета информации так и по контексту документов Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации Поддержка жизненного цикла документов Ручной и автоматический версионирование


Слайд 46

Дополнительно Дополнительные преимущества линейки продуктов TopS BI DocHouse: Интеграции с корпоративным порталом SharePoint Portal Возможность интеграции с другими корпоративными системами Web решение Гибкий механизм оповещений и напоминания Удобное администрирование и поддержка Изменение процесса «на ходу» Стандартизация карточек и шаблонов документов Возможность пакетной обработки документов Возможность обработки нескольких документов сразу


Слайд 47

Спасибо за внимание! Лямин Алексей Руководитель практики Microsoft Департамента ЭБ и ЗР Телефон: 777-66-08 E-mail: alyamin@topsbi.ru Буду рад ответить на Ваши вопросы


×

HTML:





Ссылка: