'

Визы согласования

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Визы согласования ООО «ФАКТОР АЙ-ТИ» Докладчик: Лохтин Т.О.


Слайд 1

2 Понятие визы В делопроизводстве: виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.


Слайд 2

3 Для чего нужны визы согласования Визы согласования позволяют: сразу из карточки документа увидеть, кем и когда согласован документ, или почему не согласован; в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее, и высказанные из других бизнес-процессов; отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе; отразить согласование, если в системе не используется подсистема Совместная работа и бизнес-процесс Согласование; сформировать и распечатать лист согласования из карточки документа; подтвердить факт согласования электронно-цифровой подписью.


Слайд 3

4 Карточка визы согласования В карточке визы согласования фиксируется: Согласующее лицо, Результат согласования: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями. Комментарий, Дата согласования, Кто установил результат согласования, Автор визы.


Слайд 4

5 Настройка использования виз Для включения и отключения механизма виз используется настройка Использовать визы согласования в форме настроек системы.


Слайд 5

6 Режимы работы с визами Визы согласования могут вноситься вручную или автоматически. Работа с визами в ручном режиме может применяться в случаях: если согласование выполняется вне системы (с помощью электронной почты и т.п.), если не используется подсистема Совместная работа и бизнес-процесс Согласование, если требуется откорректировать результат согласования, проведенного с помощью бизнес-процесса. Работа с визами в автоматическом режиме заключается в автоматическом формировании виз из бизнес-процесса Согласование: при создании задачи «Согласовать» выполняется добавление визы в документ, при выполнении задачи «Согласовать» в визе отмечается результат и дата согласования.


Слайд 6

7 Работа с визами в ручном режиме Возможные действия с визами в ручном режиме: добавление записи визы; указания результата согласования: в том числе за исполнителя. изменение записи визы; удаление записи визы; изменение результата согласования; помещение визы в историю.


Слайд 7

8 Ручное изменение автоматически созданных виз Визы могут быть созданы автоматически из задач БП «Согласование». В такой визе видна ссылка на задачу, которая ее сформировала. Если в такой визе еще не указан результат согласования, то установить его вручную нельзя (он будет установлен из задачи). Можно вручную изменить результат после завершения процесса, например, отказаться от ошибочного решения.


Слайд 8

9 Работа с визами в автоматическом режиме В автоматическом режиме: визы создаются при работе бизнес-процесса Согласование; результат согласования автоматически фиксируется в визе при выполнении задачи; таким образом в карточке документа отображаются сведения о согласовании, выполняемом при помощи бизнес-процессов.


Слайд 9

10 Старт нового согласования При старте бизнес-процесса Согласование возможно несколько вариантов: по документу раньше не было согласований, виз согласований по документу нет; в визах уже есть какой-то результат согласования, который был накоплен ранее, и запускается согласование, чтобы добавить мнение еще некоторых лиц; в визах уже есть какой-то результат, который был накоплен ранее, и запускается согласование, чтобы заменить предыдущий результат.


Слайд 10

11 Старт нового согласования Поэтому при страте бизнес-процесса Согласование система анализирует текущие визы документа: если в визах есть ранее накопленные результаты согласования других пользователей, то программа предложит либо поместить визы в Историю согласования, либо оставить их актуальными; если в визах согласуемого документа уже есть ранее накопленные результаты согласования тех же самых исполнителей, то они будут перемещены в Историю согласования.


Слайд 11

12 История согласования Визы старых циклов согласования сохраняются в истории согласования. Историю виз можно использовать для анализа хода согласования документа, для разбора спорных ситуаций. Удалять или изменять записи в истории виз запрещено.


Слайд 12

13 Печать листа согласования Из карточки документа доступна печать листа согласования. В печатную форму листа согласования выводятся все актуальные визы, представленные в списке.


Слайд 13

14 Электронно-цифровая подпись Реализована возможность подписать визу электронно-цифровой подписью: Подписывается только факт и результат согласования, сам документ и его файлы не подписываются. После подписи виза становится недоступной для изменения.


Слайд 14

15 ЭЦП в бизнес-процессе «Согласование» Подпись визы доступна также из бизнес-процесса Согласование. В карточке бизнес-процесса необходимо установить флаг Подписывать ЭЦП при согласовании. При выполнении задачи система автоматически предложит подписать визу согласования, созданную из данной задачи.


Слайд 15

Визы согласования Спасибо за внимание! ООО «ФАКТОР АЙ-ТИ» Докладчик: Лохтин Т.О.


×

HTML:





Ссылка: