'

Официально-деловой стиль речи

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Официально-деловой стиль речи


Слайд 1

Официально-деловой стиль речи Основные особенности официально-делового стиля:


Слайд 2

Лексические признаки официально-делового стиля


Слайд 3

Морфологические признаки официально-делового стиля


Слайд 4


Слайд 5


Слайд 6


Слайд 7

Синтаксические признаки официально-делового стиля 1. Употребление словосочетаний, включающих сложные отыменные предлоги, а также предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков. Например: Все граждане России по истечении финансового года должны заполнить налоговые декларации. Гражданская дееспособность возникает в полном объеме с наступлением совершеннолетия, то есть по достижении восемнадцатилетнего возраста. ? ? 2. Употребление инфинитивных конструкций со значением долженствования. Например: Налоговая полиция должна действовать строго по закону. Данные постановления должны быть доведены до сведения всех граждан. ? ?


Слайд 8

"…штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве; за нарушение правил регистрации малых предприятий и товариществ с ограниченной ответственностью; за нарушение санитарно-противоэпидимических и санитарно-гигиенических правил охраны атмосферы, почвы, недр и лесов, водных ресурсов и рыбных запасов; за нарушение правил пожарной безопасности; за нарушение правил, обеспечивающих безопасность движения автомобильного и речного транспорта; за нарушение правил связи". Например: 3. Употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными, иногда до 8-10 и более однородных членов.


Слайд 9

4. Употребление пассивной конструкции. Например: Платежи вносятся квартиросъемщиками в указанное время. 5. Нанизывание родительного падежа, то есть употребление цепочки имен существительных в родительном падеже. Деятельность федеральных органов налоговой полиции осуществляется на основе принципов законности; уважения прав и свобод человека и гражданина; подконтрольности и подотчетности высшим органам законодательной и исполнительной власти Российской Федерации; сочетания гласных и негласных форм деятельности. Например:


Слайд 10

6. Преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных с придаточными условными. При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника. Например:


Слайд 11

Оформление деловых бумаг (документов) Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.) тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).


Слайд 12

Образцы написания документов


Слайд 13

Заявление - документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление пишется по следующей форме: 1) наименование адресата (кому); оно занимает правую половину первой строки; 2) имя, отчество и фамилия подавшего заявление (кого); 3) если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает, кроме того, свой адрес; 4) вся заголовочная часть: кому-кого-что (заявление) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата не ставятся и слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа не с заглавной буквы (не: Заявление);


Слайд 14

5) далее следует сам текст заявления, содержащий точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость; 6) подпись заявителя ставится внизу справа; 7) ниже подписи и слева листа должна быть проставлена дата подачи заявления; 8) подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой; 9) число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (11 мая 2011 г.); 10) в заявлении недопустимы слова "с уважением", "уважаемому" и подобные.


Слайд 15

Ректору СыктГУ, проф. Задорожному В.Н. студента……. …… группы факультета…………………. Ф.И.О. заявление. Прошу принять меня на ознакомительную практику с 01.04.2011 г. в……... 31.03.2011г. Ф.И.О Образцы написания заявлений


Слайд 16

Ректору СыктГУ, проф. Задорожному В.Н. студента……. …… группы факультета…………………. Ф.И.О. заявление. Прошу предоставить мне академический отпуск сроком на 1 год с 01.06.2011г. на основании справки ВКК № 123654 от 30.05.2011 г., выданной поликлиникой № …. г. Сыктывкара. Ф.И.О 1 июня 2011 г.


Слайд 17

Ректору СыктГУ, проф. Задорожному В.Н. студента……. …… группы факультета…………………. Ф.И.О. ЗАЯВЛЕНИЕ. Прошу Вас разрешить перевод на заочное отделение III курса по специальности «…………» в связи с устройством на работу в филиал ООО «БИЗНЕС- АЛЬЯНС» на должность СПЕЦИАЛИСТА ОТДЕЛА ПРОДАЖ и невозможностью продолжать учебу в дневное время. Ф.И.О 1 июня 2011 г.


Слайд 18

Языковые типичные конструкции заявления 1. Для выражения причины в заявлении используются конструкции с производными предлогами: ввиду (чего?) Ввиду срочного отъезда из города в силу (чего?) В силу отсутствия средств… вследствие (чего?) Вследствие изменения расписания.. за неимением (чего?) За неимением средств на покупку аппаратуры по причине (чего?) По причине болезни… согласно (чему?) Согласно утвержденному плану… в связи с (чем?) В связи с отсутствием В связи с необходимостью отъезда..


Слайд 19


Слайд 20

5. Конкретика заявления. В заявлении следует указывать точные и конкретные данные, например: предоставить академический отпуск с 1.02.2011 г. Сроком на 1 год; принять на работу с 1.04.2011 г.; справка из поликлиники № 3 г. Сыктывкара.


Слайд 21

Резюме - (от франц. re'sume) – краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного, краткий вывод, заключительный итог чего-либо. В последнее время в газетах можно прочитать объявления какого-либо учреждения или фирмы о найме, о подборе сотрудников, причем, прежде чем пройти собеседование с руководством фирмы, вам предлагается прислать резюме. В данном случае резюме – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность. Резюме, или CV (Си-Ви), – аббревиатура от лат. curriculum vitae "жизнеописание". Современные работодатели часто предпочитают, прежде всего, ознакомиться с резюме, присланным по факсу. Так же поступает большинство кадровых служб и агентств по трудоустройству.


Слайд 22

Помните, что общение с солидными фирмами начинается только с резюме. В западноевропейских странах резюме играет огромную роль. Там существуют даже бюро, специализирующиеся на составлении резюме, где работают опытные лингвисты и психологи. Хорошо составленное резюме должно давать полное представление об образовании, трудовом опыте и деловых качествах соискателя, чтобы потенциальный работодатель мог судить о его квалификации. От четкости составления резюме и информации, заложенной в нем, во многом зависят шансы быть принятым на работу. Международный стандарт предписывает набрать текст резюме на компьютере, распечатать его на хорошей бумаге и красиво оформить. Разумеется, если вы направляете бумаги в иностранную фирму, то текст должен быть составлен на иностранном языке. Слово "резюме" писать не принято, заглавием документа являются фамилия, имя, отчество, выделенные шрифтом.


Слайд 23

Резюме составляется по следующей форме: 1) фамилия, имя, отчество; 2) дата и место рождения; 3) семейное положение: если есть дети, указать дату их рождения; 4) гражданство; 5) адрес и телефон (домашний, служебный); 6) должность, которую хочет получить соискатель; 7)образование (перечень начинается с последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном порядке); 8) опыт работы (где и кем работал, перечисление идет в обратном хронологическом порядке); 9) профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и прочее);


Слайд 24

Полезные советы при составлении резюме Резюме должно быть составлено кратко (лучше на одной странице), четко, без грамматических ошибок. Помните, что резюме – ваша визитная карточка. В ряде случаев полезно привести краткое описание опыта работы и достижений. Не рассказывайте в резюме всю правду о себе. Упоминайте только ту информацию, которая поможет вам получить желаемое место работы.


Слайд 25

Следуя нашим рекомендациям, вы получите желаемое место работы. (Продолжение) Если место прописки и место жительства у вас не совпадают, то в резюме указывайте тот адрес, который ближе к предполагаемому месту работы. Заполняя графу "ваши увлечения" будьте искренни, чтобы не пришлось краснеть при собеседовании. К резюме можно приложить письмо, в котором должны быть изложены аргументы в пользу выбора вами именно этой фирмы, а также доказательство того, почему именно вы им нужны, копии статей о вас и вашей деятельности, отзыв о вашей работе.


Слайд 26

Образцы резюме Ф.И.О.: Кириллов Юрий Анатольевич Дата и место рождения: 5 марта 1982 г., г. Сыктывкар, Республика Коми; Адрес проживания: Сыктывкар, ул.Коммунистическая, д. 44, кв. 25; Гражданство: РФ Контактные телефоны: дом.:23-01-47; сот.:89042700111; Семейное положение: женат; Цель: получение должности. Международный туристический переводчик. оплата от 700 $. Опыт работы: 2004 г. - март 2009 г. Филиал банка «КонсалтФинанс» Должность: директор департамента переводов Должностные обязанности: перевод письменный и устный; организация переводческого процесса Обязанности: письменные переводы с/на иностранный язык книг, статей, специальных текстов и научных трудов; устные последовательные (и час-тично синхронные) переводы с/на иностранный язык выступлений, док-ладов, дискуссий на международных конгрессах, конференциях, семинарах, работа в экспедициях. Образование: 2004 г. закончил Московский государственный университет им. М.В.Ломоносова по специальности «» (отделение современных западноевропейских языков. Романо-геpманская филология. Квалификация «Переводчик». 1999 г. окончил с золотой медалью гимназию им. А.С. Пушкина. Личные качества: компетентен, организован, аккуратен, ответственен, коммуникабелен, доброжелателен. Дополнительные сведения: Лингвистика. Секретариат. Делопроизводство. АХО Финский язык: свободно общаюсь на бытовые темы. PC - пользователь (WinWord, Excel, MS-Office, графическое ПО). водительские права категории В, опыт вождения 5 лет. 31 марта 2009 г.


Слайд 27

Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность). Весьма распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного учреждения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении.


Слайд 28

Составляется такая доверенность обычно по следующей форме:


Слайд 29

Помните, что подпись доверителя должна быть обязательно заверена: "подпись такого-то удостоверяется" подпись должностного лица, заверившего подпись, дата и печать организации. Без этого доверенность не является документом Обратите внимание на расположение частей доверенности: При написании доверенности используются клишированные формы: кто – доверяю – кому – что сделать


Слайд 30

ДОВЕРЕННОСТЬ Я, Ф.И.О, проживающий по адресу: г. Сыктывкар, ул.Морозова, д.100, кв. 72, доверяю моей сестре, Ф.И.О, проживающей по адресу: г.Сыктывкар, ул. Димитрова, д. 7, кв.15, паспорт: серия XI-КЮ,№ 476143, выдан II отделением милиции г. Сыктывкара 12 ноября 2007 года, получить в почтовом отделении № 31 г. Сыктывкара пришедшую на мое имя посылку из г. ….. 31.03.2011г. Ф.И.О Подпись Ф.И.О удостоверяю Начальник РЭУ № 42 Южного административного округа г. Сыктывкара Ф.И.О 05.05.2011 г. Печать


Слайд 31

ДОВЕРЕННОСТЬ Я, Ф.И.О, паспорт серии (…) номер, выдан (число, месяц, год выдачи), кем выдан, проживающий по адресу (адрес прописки) доверяю моей жене, Моисеевой Инне Федоровне, 1955 г. рождения, проживающей по адресу (адрес прописки), паспорт серии (…), номер (…), выдан (число, месяц, год выдачи) кем выдан, управление моей автомашиной ВАЗ 21010, 1998г. выпуска, гос. номер (…),двигатель (номер двигателя), кузов (номер кузова, цвет – мокрый асфальт, техпаспорт (серия, номер). Срок действия настоящей доверенности – один год. 31 марта 2011 г. Ф.И.О Подпись Ф.И.О удостоверяю Нотариус государственной нотариальной конторы № 3 Ф.И.О 31 марта 2011 г. Печать


Слайд 32

Расписка составляется по следующей форме: наименование документа; фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку; наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо; точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью); подпись получателя (справа); дата составления расписки (слева); если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.


Слайд 33

Образцы написания расписок Помните в расписке неуместно употребление архаического канцеляризма "Настоящая расписка дана в том, что…"


Слайд 34

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки (констатирующая часть). Во второй части могут содержаться выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.


Слайд 35

Докладная записка составляется по следующей форме: ? должностное лицо или учреждение, которому адресуется докладная записка; фамилия, имя, отчество, должность того, кто подает докладную записку; наименование документа пишется в середине листа прописными (заглавными) буквами; изложение фактов (констатирующая часть); выводы и предложения; подпись и дата. ? ? ? ? ?


Слайд 36

Образцы написания докладной записки Ректору СыктГУ, профессору Задорожному В.Н. ст. преп. каф.РиОЯ Ф.И.О докладная записка. Довожу до Вашего сведения, что мною проведена проверка книжного фонда библиотеки СыктГУ. На 31.03.11 г. в библиотеке насчитывается 277789 тыс. книг, в их число входит ряд устаревших изданий, многие книги требуют реставрации. Не налажен в должной степени контроль за хранением и выдачей книг. Предлагаю: 1. В течение апреля месяца 2011 г. провести инвентаризацию книжного фонда библиотеки. 2. Списать устаревшие издания. 3. Обязать библиотекарей усилить контроль за хранением и выдачей книг. 4. Отремонтировать стеллажи для книг. 5. Пополнить фонд библиотеки научной и научно-популярной литературой по филологическим дисциплинам. 6. Заслушать отчет директора библиотеки на Ученом совете СыктГУ о состоянии библиотечного фонда на сегодняшний день, об исправлении недостатков, выявленных в ходе проверки. 31.03.2011г. Ф.И.О


Слайд 37

Заместителю директора НИИ по научной работе ст. научному сотруднику Ф.И.О зав.сектором финансово- банковских проблем ст. научного сотрудника Ф.И.О докладная записка. В соответствии с приказом директора НИИ проф. Веселова Г.Ю.от 31 января 2011 г. сектором финансово-банковских проблем подготовлен сборник научно-теоретических и научно-практических статей для проведения международного семинара. В связи с отсутствием в штате сектора квалифицированных переводчиков и редакторов, а также ввиду необходимости перепечатки материалов сборника на компьютере возникла потребность в привлечении к данной работе специалистов из других подразделений НИИ. Прошу Вашего разрешения привлечь к вышеупомянутой работе переводчиков из иностранного отдела, одного работника редакционно-издательского отдела и одного работника из печатно-множительного бюро. Зав.сектором финансово-банковских проблем НИИ, Ст. научный сотрудник Ф.И.О 31 марта 2011 г.


Слайд 38

Объяснительные записки по содержанию можно разбить на две группы. К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Такие объяснительные записки пишутся обычно по требованию администрации. В них излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения задания и т.п. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.


Слайд 39

Объяснительная записка составляется по следующей форме: наименование должностного лица и учреждения, к которому направляется записка (в дательном падеже); ? ? наименование должности, фамилия и инициалы составителя объяснительной записки (в родительном падеже без предлога); наименование документа; ? текст объяснительной записки; ? подпись составителя (справа); ? дата составления документа (слева). ?


Слайд 40

Образец составления объяснительной записки Председателю профкома СыктГУ Ф.И.О старосты группы… факультета….. Ф.И.О ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. Мною не были вовремя сданы собранные со всей группы деньги на проездные билеты, т.к. я не была точно проинформирована о сроках их сдачи. Ф.И.О 31 марта 2011 г.


Слайд 41


Слайд 42

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения: Просим выслать нам предложение на поставку… Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы… Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о… Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить… Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам… Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой цене) Вы можете… Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение… Мы заинтересованы в срочной поставке… Желательно, чтобы поставка была произведена в течение…


Слайд 43

Образец письма-запроса 01.04.2011 № 20345/651 ЗАО "Союзподшипник“ О запросе предложения на подшипники Уважаемые господа! На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.02.11, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки… с поставкой в течение II квартала 2011 г. ежемесячно равными партиями. Поставка должна быть произведена на условиях ___________________________________________________ _____________________________________________________ Заранее благодарим. Директор коммерческого отдела Ф.И.О


Слайд 44

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию: - о принятии запроса к рассмотрению; - о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя; - об отказе поставить товар, интересующий покупателя; - об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.); - об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.


Слайд 45

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма. Например: 1. Уважаемые_______________________________ благодарим Вас за запрос от ________________________________ на поставку ___________________________________________ (наименование товара) В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар. О нашем решении мы сообщим Вам в ближайшее время. С уважением, Председатель правления Торговой компании Ф.И.О 2. Благодарим Вас за запрос от 01.04.2011 по поставке партии игровых компьютеров "Сега". Сообщаем Вам, что мы согласны его выполнить. Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз. С уважением, Председатель правления Торговой компании Ф.И.О


Слайд 46

Письмо-предложение (оферта) При составлении предложения используются следующие стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам… Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом… Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… Цена… составляет… Товар будет поставляться в… квартале текущего года … Товар будет отгружаться в течение … (указание месяца) с.г. Платеж производится через … (указание банка) Платеж должен быть произведен при предъявлении счета и транспортных документов Настоящее предложение действительно до … с. г.


Слайд 47

Образец письма-предложения (трафаретное письмо) Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам _______________________________ в количестве (наименование товара) Качество – Упаковка – Цена – Срок поставки – Условия платежа – Настоящее предложение действительно до ______________ С уважением Подпись


Слайд 48

Ответ на предложение Уважаемые _________________________________ С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от ________________________ на __________________________________________ _________________________________________ (наименование товара) В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара. С уважением Подпись 2. Уважаемые ____________________________ Благодарим за Ваше предложение от __________________________________________ на __________________________________________________________________________________ (наименование товара) и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.


Слайд 49

Письмо-претензия (рекламация) При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели: К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что… К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены… Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию на… Качество партии товара, полученного от Вас … числа, оказалось ниже качества, оговоренного в контракте № … При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:… Сумма причиненного ущерба составляет _____ руб. (прописью) Акт экспертизы определяет, что… Это дает нам право обратиться в арбитраж. Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.


Слайд 50

Образец письма-претензии Согласно договору № 4/56 от 12.03.2011 Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 380 млн. руб. к 29.03.2011г. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объемов производства. В соответствии с договором п. 9.2. Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции. Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз. 2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз. 3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз. 4. Накладная от _________ № ____________________ 5. Счет _______ от ________ Директор Ф.И.О Главный бухгалтер Ф.И.О


Слайд 51

Ответ на рекламацию Приносим свои извинения за … Подтверждаем получение Вашего письма от …, сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)… В удовлетворение Вашей претензии № … от … переводим на Ваш счет... Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам… Ваша претензия признана необоснованной. Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной. Стандартные модели ответа на рекламацию: Образец письма-ответа на рекламацию Мы получили Ваше письмо от …, в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту № … . Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры к отгрузке товаров в срок, оговоренный в контракте. О дате отгрузки товара уведомим Вас по телексу. С уважением Подпись


×

HTML:





Ссылка: