'

Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса Станислав Выщепан, MVP, MCT


Слайд 1

Введение в управление SharePoint It’s all about governance


Слайд 2

Что такое governance? «Большой набор документов с пошаговыми инструкциями как работать с порталом» Множество книг и статей по governance «Процесс предоставления гарантий» John Miller «Чем более полно определение governance, тем меньше люди его понимают» Paul Culmsee


Слайд 3

Как IT видит SharePoint Бизнес


Слайд 4

Как выглядит на самом деле Бизнес


Слайд 5

SharePoint Governance Governance Management Operations Бизнес Service


Слайд 6

SharePoint Governance Управление (governance) использует процессы, политики, технологии и человеческие ресурсы для создания сервисов, разрешения неопределенностей и смягчения конфликтов внутри организации Источник: The Burton Group


Слайд 7

Просто красивая картинка Сервисы GOVERNANCE


Слайд 8

Планирование управления Первые шаги


Слайд 9

Шаг 1: Найдите спонсора Он должен быть заинтересован в SharePoint Он должен иметь бюджет Он должен участвовать в процессе Он должен иметь видение бизнеса и технологий


Слайд 10

Шаг 2: Определите сервисы Укажите стратегические цели (vision) «Создать унифицированный подход к хранению проектной документации» Определите измеримые результаты (outcomes) «Все новые проектные документы создаются по заранее определенным шаблонам» «50% уменьшение времени на поиск документов по любому проекту» Определите какие решения будут использоваться для достижения целей (solutions) Проектные сайты, библиотеки Шаблоны документов, метаданные Укажите способ поставки решения (delivery) Узел на портале для запроса нового проектного сайта Отдельные узлы для проектов Добивайтесь понимания всеми участниками процесса


Слайд 11

Небольшая ремарка Создавайте сервисы, а не кастомизируйте SharePoint В оригинале: “Build services, not stuff”


Слайд 12

Шаг 3: Используйте модель управления


Слайд 13

Помните второй закон термодинамики «Энтропия изолированной системы не может уменьшаться» Энтропия – мера беспорядочности, хаоса Ваша информационная система – изолирована Поддержание высокого уровня структурированности информации и строгости процессов ведет к большим затратам


Слайд 14

Шаг 4: Готовьтесь к изменениям Планы устареют до того как по ним начнут работать Выйдет два мажорных релиза ПО до того как вы внедрите текущую версию Цели и задачи изменятся в самый неожиданный момент Найдутся другие заинтересованные лица Что бы не случилось - избегайте scope creep!


Слайд 15

Шаг 5: Упрощайте Сложное – дорого Сложное – не работает Сложное никто не понимает Только простые решения могут оставаться полезными долгое время


Слайд 16

Человеческие ресурсы Искусство управления


Слайд 17

Человеческий фактор Большинство проектов SharePoint проваливаются потому что: Нет видения как люди будут использовать SharePoint Руководство не выделяет достаточный бюджет Пользователям не хватает квалификации Система сложна в настройке техническим персоналом Система не соответствует ожиданиям пользователей Человеческий фактор - ключевой


Слайд 18

Определяйте роли


Слайд 19

Инвестируйте в обучение Обучение дает наибольший ROI Обучение повышает лояльность сотрудников Результаты обучения могут быть повторно использованы: видеозаписи, веб-касты, презентации, пошаговые инструкции, итд «Если мне понадобится распилить дерево, то первый час я потрачу на чтобы наточить пилу» Кто-то из великих «Некогда пилу точить, пилить надо» Суровая реальность


Слайд 20

Технологии Искусство управления


Слайд 21

Не боритесь с SharePoint Все равно проиграете Помните о бизнес-целях Усиливайте существующие фичи, не пытайтесь заменить своими


Слайд 22

Defaults have faults


Слайд 23

Кастом код - проблема Большой failure rate Мало написать код, надо еще написать документацию Код надо поддерживать Стоит рассмотреть готовые решения


Слайд 24

Политики Искусство управления


Слайд 25

Информационная архитектура Какие типы информации? Как информация структурируется (таксономии)? Кто имеет доступ к информации? Какой жизненный цикл информации? Какие политики аудита? Как информация будет попадать в систему? Как пользователи будут получать информацию? Как контролируется качество информации? …


Слайд 26

Информационная архитектура Нет универсальных ответов Аргументируйте и документируйте решения Политики без принудительного применения не работают Используйте возможности SharePoint для внедрения политик Составляйте чек-листы


Слайд 27

Навигация По какому принципу создавать узлы навигации? Как сделать навигацию между коллекциями сайтов? Как отобразить на физическую структуру?


Слайд 28

Физическая структура SharePoint Когда и для чего создавать объекты? Какие настройки вносить? Какие квоты задавать? Какие шаблоны использовать? …


Слайд 29

Структура и навигация Используйте отдельные коллекции сайтов по возможности Используйте метаданные для навигации Не делайте глубокую навигацию Все что дальше трех кликов от главной – не существует Не делайте широкую навигацию Оптимально до 7 узлов на одном уровне Используйте поиск


Слайд 30

Процессы Искусство управления


Слайд 31

Процессы и политики Политики отвечают на вопрос Что? Процессы отвечают на вопрос Как?


Слайд 32

Процессы в SharePoint Не допускайте создания стен из процессов Когда любое, даже самое мелкое, изменение требует огромного числа шагов согласования Создавайте скрипты, а не документы Документы все равно не читают Создавайте workflow в SharePoint для автоматизации любых процессов управления


Слайд 33

Процессы в SharePoint, продолжение По возможности делегируйте запуск процессов администраторам семейств сайтов и узлов Если у них достаточно прав Создавайте инструменты самообслуживания Чтобы каждый пользователь мог запустить процесс Но не делайте автоматизацию управления самоцелью Используйте тестовую среду для проверки процессов и внедрения новых решений


Слайд 34

как получить максимальную выгоду Искусство управление


Слайд 35

Измерение и оценка Оценивайте затраты на создание и поддержку сервисов (Cost) Измеряйте результаты в деньгах (Gain) Это не всегда просто, но оно того стоит Считайте выгоду (ROI) = (Gain – Cost) / Cost * 100%


Слайд 36

Начинайте с поиска Поиск – самая мощная фича SharePoint И самая бесполезная в конфигурации по умолчанию Не требуется контент в SharePoint Можете искать по файлам в шарах, сайтам или внешним системам Не требуется сложная структура сайтов Интерфейс поиска очень простой Не требуется дополнительное обучение Чуть менее чем все люди пользуются поиском


Слайд 37

Затем внедряйте социальные фичи Профили пользователей – готовое хранилище информации, доступное из SharePoint Персональные сайты позволяют хранить документы и обмениться ими Большинство людей пользуются социальными сетями и им не потребуется обучение Поиск усиливает возможности социальных фич


Слайд 38

Совместная работа – это сложно Не внедряйте совместную работу для больших групп на ранних этапах Нет решения подходящего всем Требуется много усилий чтобы не превратить SharePoint в свалку Совместная работа это «грязная проблема», она видоизменяется по мере её изучения


Слайд 39

Baby steps Идите снизу вверх по пирамиде модели управления Поддерживайте общее понимание целей и способов достижения Постоянно оценивайте успех, используйте метрики Начинайте с простых решений Внедряйте их как можно раньше Получайте обратную связь от пользователей


Слайд 40

Избегайте ошибок 9 беременных женщин не родят ребенка за 1 месяц «Месяц» – большая неопределенная величина Используйте более короткие сроки при планировании Не пренебрегайте тестированием и обучением Избегайте big-bang rollout Не забывайте про миграцию существующих систем


Слайд 41

Заключение Управление SharePoint - это в первую очередь управление людьми, которые создают новые способы работы для других людей. Технологии, политики и процессы должны в этом помогать.


Слайд 42

Вопросы? Станислав Выщепан gandjustas@hotmail.com http://gandjustas.blogspot.com twitter: @gandjustas


×

HTML:





Ссылка: