'

NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»] Часть 4: Контроль исполнительской дисциплины

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»] Часть 4: Контроль исполнительской дисциплины


Слайд 1

Введение В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые задания назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа; Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель; Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по работе с поручениями и распоряжениями, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную; Эта презентация расскажет вам о том, как происходит работа с электронными поручениями с помощью системы документооборота NauDoc.


Слайд 2

Создание задания Создайте новый документ; С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст; Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу; Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.


Слайд 3

Создание задания С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица; В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Директива».


Слайд 4

Работа с поручениями и распоряжениями


Слайд 5

Директива Директива – это тип задания, предназначенный для выдачи руководителем распоряжений своим подчиненным. При назначении задания с типом «Директива» пользователь указывает описание задания и сроки его исполнения, назначает ответственных пользователей и контролера; Ответственный пользователь получает уведомление о назначении входящего задания, которое он может принять к исполнению или отказаться выполнять, указав причины этого отказа. В процессе работы над заданием исполнитель может посылать автору задания отчеты о выполнении. Отчеты могут быть промежуточные, в которых отражаются промежуточные результаты, и закрывающий, в котором сообщается о полном выполнение задания. Также исполнитель может сформировать отчет о невыполнении задания, например, если задание по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок. Кроме того, на основе входящего задания ответственный пользователь сам может назначить подзадания другим исполнителям; Контролер должен следить за соблюдением сроков и качеством выполнения задания. Он может запрашивать у исполнителя промежуточные отчеты, а закрывающий отчет должен завизировать, подтвердив выполнение задания. Автор задания, получив от ответственного пользователя или контролера закрывающий отчет, завершает задание.


Слайд 6

Создание поручения Для того чтобы создать распоряжение к данному документу, нажмите кнопку «Директива». На экране отобразится карточка задания.


Слайд 7

Карточка задания В поле «Название» укажите название создаваемого задания (если задание назначается для документа, то название задания, по-умолчанию, совпадает с названием документа) Галочка в поле «Периодическое задание» позволяет создавать периодическое задание, которое будет автоматически создаваться с заданным временным интервалом В этой части формы вы можете назначить ответственных пользователей и контролера по этому заданию. Контролера в задании может не быть


Слайд 8

Уведомление о входящем задании Исполнители данного задания получают по электронной почте уведомление о том, что им направлен персональный запрос на исполнение документа. Контролер задания также получает почтовое уведомление: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания


Слайд 9

Карточка задания После щелчка «мышью» на заголовке задания, на экране у ответственного пользователя отобразится информация о распоряжении и полное содержание документа: Перед началом работы над заданием ответственный пользователь должен принять задание к исполнению, т. е. подтвердить свое согласие работать над заданием. Для этого необходимо открыть карточку входящего задания и нажать кнопку «Принять к исполнению»:


Слайд 10

Исполнитель принимает задание к исполнению После нажатия кнопки «Принять к исполнению» на экране появляется форма внесения комментария к данному событию:


Слайд 11

Карточка задания Факт того, что документ принят к исполнению одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Создателю задания и контролеру высылается по электронной почте уведомление о принятии задания к исполнению:


Слайд 12

Назначение подзадания После приема задания к исполнению, ответственный пользователь может назначить подзадания для других пользователей (например, своих подчиненных); Для назначения подзадания требуется: открыть карточку входящего задания, нажать кнопку «Назначить подзадание». После этого на экране отобразится форма, в которой требуется ввести параметры подзадания. Данная процедура полностью повторяет процедуру назначения обычного директивного задания.


Слайд 13

Составление отчетов о выполнении В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять отчеты о выполнении задания. Отчет может быть промежуточным и закрывающим. Промежуточный отчет сообщает создателю задания и контролеру о продвижении работ над заданием. По мере выполнения задания ответственный пользователь может дополнять и изменять содержание промежуточного отчета. Закрывающий отчет составляется после завершения работы над заданием и сообщает о выполнении задания; Для составления отчета необходимо в карточке задания нажать кнопку «Доложить о выполнении»:


Слайд 14

Отчет о выполнении На экране появится форма составления отчета; Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае нужно заполнить поле «Комментарий», указать фактическое время, потраченное на выполнение задания, и поставить отметку в поле «Закрыть отчет». При составлении отчета можно указать документ, являющийся результатом выполнения задания или каким-либо образом связанный с этим заданием. Таким документом может быть объект системы NauDoc или файл, созданный другим приложением (MS Word и др.) Если отчет промежуточный, то поле «Закрыть отчет» нужно оставить пустым, а в поле «Комментарий» указать текст промежуточного отчета.


Слайд 15

Фиксирование отчетов в карточке задания Данные всех промежуточных отчетов и данные окончательного отчета фиксируются в карточке задания и могут быть просмотрены всеми участниками задания. В карточке задания закрывающий отчет сопровождается комментарием «Окончательный отчет».


Слайд 16

Отчет о невыполнении В случае если задание не было выполнено в установленный срок, ответственный пользователь должен составить отчет о невыполнении. Данный отчет является аналогом объяснительной записки, которая направляется создателю задания и контролеру.


Слайд 17

Контроль за выполнением Контроль за выполнением задания осуществляется контролером; Основные обязанности контролера – следить за соблюдением сроков и качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у ответственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления окончательного отчета должен визировать его, т. е. подтвердить выполнение задания. Уведомление о том, что ответственный пользователь составил отчет, поступает контролеру по электронной почте. После знакомства с отчетом и оценки качества выполнения задания контролер визирует отчет:


Слайд 18

Отправка дополнительных уведомлений Если качество отчета и выполненной работы неудовлетворительно, контролер или автор задания могут отправить дополнительные уведомления ответственному пользователю; После отправки пользователю, текст уведомления и дата отправки сохраняются в карточке задания в виде «Истории уведомлений».


Слайд 19

Завершение задания После получения отчета о выполнении задания от контролера или ответственного пользователя создатель задания завершает его действие; Действие задания можно завершить, не дожидаясь отчетов о его выполнении, например, если задание потеряло свою актуальность; Для завершения задания требуется войти в карточку задания. В карточке задания можно ознакомиться с отчетом ответственного исполнителя и визой контролера. При условии, что задание выполнено надлежащим образом, его действие завершается нажатием кнопки «Завершить».


Слайд 20

Создание директивного задания без создания документа Для создания нового директивного задания, которое не связано с каким-либо документом в системе, нужно выполнить следующие действия: открыть вкладку «Контроль исполнения» в панели навигации NauDoc, щелкнуть «мышью» на ссылке «Исходящие задания». После выполнения этих действий на экране отобразится данная форма. В вызванной форме необходимо нажать кнопку «Директива». Дальнейшие действия, связанные с формированием параметров директивы, совпадают с уже описанными.


Слайд 21

Благодарим за внимание! Мы рекомендуем вам обратить внимание на подробную документацию по системе: Руководство пользователя (в двух частях) и Руководство технолога http://naudoc.ru/ Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес sales@naudoc.ru Нам важно знать ваше мнение! (343) 376 76 45 www.naudoc.ru


×

HTML:





Ссылка: