'

Организация территориально-распределенной работы с документами

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Организация территориально-распределенной работы с документами Автор: Ю.В.Химич


Слайд 1

Храни порядок, и порядок сохранит тебя. Латинское изречение Когда невозможно уже работать напряженнее, начти работать умнее. Ф.С.Честерфильд, 1694-1773 гг. английский писатель, дипломат Организация с территориально-распределенной структурой действует как единая система. В России возникает все больше и больше объединенных компаний. Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких компаний. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав холдинга, официально является самостоятельной организацией, действующей автономно, самостоятельно и имеющей свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одного холдинга, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития компании.


Слайд 2

Формы территориально-распределенной структуры организации территориально-удаленное подразделение юридического лица; представительство и филиал юридического лица; дочерняя компания; холдинговая компания.


Слайд 3

Правила взаимодействия, в том числе документооборота, между юридическим лицом, холдинговой компании и их дочерними компаниями, территориально-удаленными подразделениями, филиалами, представительствами должны быть закреплены в корпоративных или типовых нормативных и регламентирующих документах, а также в договорных документах, закрепляющих права на осуществление определенных действий и операций. При организации документооборота также предлагается придерживаться следующего правила: документы корпоративного уровня подлежат централизованному учету в головной компании, а документы, касающиеся деятельности непосредственно той территориально-удаленной единицы, подлежат учету и хранению в этой единице.


Слайд 4

Документопотоки входящие – документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов/контрагентов); исходящие – документы, направленные в сторонние организации корреспондентам/контрагентам); внутренние – документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации; корпоративные - документы, изданные в любом юридическом лице холдинга и направленные в любое другое юридическое лицо этого холдинга, но не предназначенные для направления в сторонние организации


Слайд 5

Документопотоки


Слайд 6

Корпоративные документы К корпоративным документам относятся документы, образующиеся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц холдинга, в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления/передачи в сторонние организации.


Слайд 7

Совместные документы Совместный документ – официальный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами холдинга: документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах холдинга и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах. Принцип издания совместных документов может применяться для любых категорий и видов документов, проекты которых требуют совместной разработки (согласования, подписи, регистрации), совместного использования и исполнения в двух и более юридических лицах холдинга.


Слайд 8

Классификация документов Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. (ГОСТ Р 51141 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”) Общие: Документопоток (тип) Категория Вид Подвид Специфичные для Холдинга: Принадлежность к юр. лицу Признаки классификации документов:


Слайд 9


Слайд 10

Классификация документов или


Слайд 11

Классификация документов


Слайд 12

Регистрация документов С целью организации единой политики регистрации документов в компаниях холдинга рекомендуется разработать коды для всех юридических лиц холдинга, всех департаментов и структурных подразделений. Они должны использоваться при регистрации документов, а также в кадровой и финансовой системах. Данные коды должны оперативно изменяться в случае изменений организационной структуры. Коды позволяют идентифицировать место издания (регистрации) документа сразу по регистрационному номеру (без необходимости чтения текста документа), что значительно сокращает время на идентификацию и классификацию документов. Регистрация должна осуществляться в пределах одного календарного года. Для каждого вида документа рекомендуется отражать в Журнале регистрации свой состав информации с присвоением регистрационного номера определенного формата.


Слайд 13

Формат регистрационного номера: Пример: Код юридического лица Календарный год №п/п (счетчик) + + + Код подразделения * ЮЛ1 - код Юридического лица 1 Регистрация документов


Слайд 14

Оформление корпоративных документов Общие требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Совместные документы (приказы, распоряжения) рекомендуется оформлять на корпоративном бланке[1] (если в компании утвержден корпоративный логотип) или на бланке совместных документов (без указания логотипа юридического лица холдинга), а корпоративные служебные записки – на бланке корпоративного исходящего документа. [1] Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство и архивное дело Термины и определения”). Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство и архивное дело Термины и определения”). Оформление корпоративных документов:


Слайд 15

Примеры оформления Корпоративный совместный приказ (с использованием корпоративного логотипа) с продольным расположением реквизитов


Слайд 16

Совместное распоряжение (без логотипа юридического лица) с продольным расположением реквизитов Примеры оформления


Слайд 17

Концепция распределенной СЭД


Слайд 18

ДОУ не должно “плодить” множество ненужных видов документов. Работа с документами должна быть как можно более оптимальной, унифицированной, регламентированной и не мешать основной деятельности компании


×

HTML:





Ссылка: