'

Электронный документооборот как инструмент борьбы с бюрократией

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Электронный документооборот как инструмент борьбы с бюрократией Новикова Галина Михайловна доцент кафедры Информационных технологий Российского университета дружбы народов, к.т.н., член Российской ассоциации искусственного интеллекта


Слайд 1

Роль документа в жизни общества средство трансляции информации, средство коммуникации, инструмент выработки и реализации управляющего воздействия, средство регламентации и стандартизации, механизм установления и закрепления договорных отношений , инструмент взаимодействия между гражданином и государством


Слайд 2

Документ как источник «бюрократического» управления создание огромного количества документов, противоречащих друг другу или содержащих недостоверную и неполную информацию для принятия решений; информационная избыточность - создание документов, в которых зачастую нет необходимости; нарушение информационной целостности при добавлении информации; cложность систематизации и переработки информации; запутанность информационных потоков и движением не увязанных между собой документов; сложность и большие временные затраты при получении требуемой информации; влиянием "человеческого фактора" при работе с документами, искажающим информацию в процессе обработки и искривляющим процесс ее движения; отсутствие адекватной обратной связи; отсутствием информации и оперативной реакции в режиме реального времени на состояния объекта и среды управления; ограниченность информационного пространства только документами, представленными на символическом письменном языке.


Слайд 3

Что дает сегодня система электронного документооборота? обеспечивает возможность коллективной работы с документами; обеспечивает эффективный доступ к документам, ускоряет поиск и выборку документов по различным атрибутам; улучшает контроль над исполнением документов; повышает безопасность и сохранность документов; обеспечивает удобства их хранения; обеспечивает контроль сроков исполнения и процессов выполнения поставленных задач; увеличивает эффективность работы персонала; уменьшить затраты на хранение документов; дает возможность оперативного получения информации о текущем состоянии документа; сокращает трудоемкость процесса контроля документооборота и т.д.


Слайд 4

Место СЭД в информационном пространстве


Слайд 5

Нерешенные проблемы СЭД система не позволяет сегодня отслеживать движение документов, которые содержат противоречивую, искаженную или неполную информацию процедура согласования документов по-прежнему носит формальный характер создание новых документов не использует механизма наследования свойств уже имеющейся информации информационная избыточность и трудности классификации электронный документ пока не стал реальным инструментом управления


Слайд 6

Базовые компоненты СЭД


Слайд 7

Направления развития СЭД Совершенствование системы классификации документов Совершенствование механизмов формирования и администрирования документов Совершенствование динамических свойств системы Совершенствование механизма формирования маршрутных схем Развитие системы операций над документами Переходе от архивного хранения к формированию баз знаний и хранилищ данных.


Слайд 8

От СЭД к системе Интеллектуального документооборота (СЭД + методы и модели ИИ = СИД) саморазвивающаяся, самообучающаяся и саморегулирующаяся система


Слайд 9

Основания совершенствования СЭД Представление документа, как части единого информационного пространства Работы в области представления знаний Работы в области распознавания и интеллектуального анализа данных Развитие и использование WEB и Интернет - технологий Методы анализа, приобретения и выявления знаний Механизмы классификации и кластеризации Работы в области динамического моделирования Работы в области компьютерной лингвистики


Слайд 10

Документ, как части единого информационного пространства


Слайд 11

Электронный документ «документ» определяется как результат закрепления информации о предметах объективной действительности электронный документ- документ, выполненный как структурированный набор данных, созданный программно-техническим средством. ГОСТ 2.051-2006 комбинацию по различным признакам данных интегрированного информационного пространства.


Слайд 12

Введение дополнительных признаков классификации предметная ориентация (кадровые, финансовые, проектные, клиентские и т.д.) - наследование справочной и нормативной информации при создании структуры и формировании жизненного цикла документа , место в системе управления ( плановые, отчетные, распорядительные, целевые, стратегические, нормативные, регулирующие документы) отношение к состоянию информационного пространства (статические и динамические документы).


Слайд 13

Отношение к состоянию информационного пространства статические документы – отражают текущее состояние предметной области- отчеты, штатное расписание, должностные инструкции, динамические - императивные документы, изменяют состояние предметной области- приказы, распоряжения- на этапе создания происходит генерация событий или формирование контрольных точек плановые документы – определяют последовательность изменения состояния в будущем.


Слайд 14

От классификации к кластеризации Неоднозначность ручного разбиения документов на классы Обработка больших массивов входной информации Цель кластеризации документов - автоматическое выявление групп семантически похожих документов среди заданного фиксированного множества документов Механизмы кластеризации- интеллектуальный анализ данных (семантические сети, нейронные сети)


Слайд 15

Совершенствование механизмов формирования документа средства генерации автоматически заполняют поля документа в соответствии с классификационным признаком отличие от традиционного способа формирования документа - значение поля может быть процедура, которая инициирует событие, или время, которое определяет контрольную точку (принятие решений контроль исполнения и т.д.).


Слайд 16

Совершенствование системы администрирования Выделение и моделирование пользовательских групп Разработка сценариев для типов пользователей Автоматизация тестирования Анализ и сортировка ошибок Генерация регламентов обновления информации Автоматизация рассылки документов Распределение потоков задач Управление доступностью информации


Слайд 17

Совершенствование механизма формирования маршрутных схем Маршрутная карта документа - перечень рабочих мест, которые документ проходит в рамках жизненного цикла (организационно -функциональная принадлежность) Маршрутная схема описана логическими конструкциями, такими, как: IF ситуация THEN действие1ELSE действие 2 Автоматизированное формирование маршрутных схем входных документов при их классификации Гибкая маршрутизация документов -маршрут документа изменяется в зависимости от внешних условий, текущего статуса документа, а также статистического анализа движения документов


Слайд 18

Развитие системы операций над документами Традиционные операции над документами: «создание», «трансляция», «согласование» Формула оценки целостности Операции над классом документов: оценка целостности, анализ полноты, оценка непротиворечивости Операции над документом: оценка целостности, анализ полноты, оценка непротиворечивости Классы документов Класс документов Операции внутри класса документов: оценка целостности, анализ полноты, оценка непротиворечивости


Слайд 19

От архивного хранения к формированию баз знаний Классификация знания (схема, технология, закон, методика и т.д.). Интегрированная модель представления знаний Извлечение знаний из неструктурированной информации за счет статистической обработки и семантического анализа Приобретение знания- обучение с использованием механизма нейронных сетей Хранение знаний- хранилища данных, механизмы генерации знаний на основе данных


Слайд 20

Структура знания Системы интеллектуального документооборота Знаний о формировании структуры и шаблонов документов, а Знания о формировании маршрутных схем движения документов Лингвистические знания Знания о семантике предметной области Управленческие знания ( об объекте, субъекте, задачах и процессах управления)


Слайд 21

Интеграция моделей представления знаний Логические модели- аксиоматика ПО-оценки целостности, полноты и непротиворечивости Продукционные модели- правила изменения предметной области- автоматизация формирования маршрутных схем Семантические сети- семантические структуры для выявление угроз, прогнозирование событий и формирования ответов на запросы при работе с документами Нейронные сети- задачи распознавания и классификации документов


Слайд 22

СИД как саморегулирующаяся и саморазвивающаяся система Работа с большими потоками документов- выделение групп элементов и автоматизация формирования классов Распознавание документов- отнесение их к к тому или иному классу Статистическая обработка маршрутных схем (статистика согласования, делегирования, узкие места, временные задержки и т.д. )- перенастройка маршрута движения документов


Слайд 23

Документ- источник формирования точек контроля, анализа и принятия решений Документ – инструмент запуска бизнес-процессов при определенном статусе документа Документ – источник формирования календаря событий Документ- механизм создания (изменения) связанных с ним причинно-следственной связью других документов. приказ о реструктуризации запускает процесс изменения штатного расписания, приказ о введение должностной единицы запускает процесс формирования нового документа – «должностная инструкция», в то время как договор запускает процесс контроля его предметного и финансового исполнения, формируя при этом точки контроля. Динамические свойства системы Интеллектуального документооборота


Слайд 24

СИД - инструмент совершенствования системы государственного управления Систематизация потоков документов – механизм кластеризации и классификации Оценка полноты, целостности и непротиворечивости- аппарат формальной логики «Умное» движение документов- продукционные правила Генерация событий и новых документов- процедуры в структуре документов, инициируемые ситуациями Автоматизированный поиск ответов на запросы- генерация ответов за счет семантического анализа текста запроса Накопление знаний для поддержки принятия оптимальных решений- создание баз знаний


Слайд 25

Внедрение Интернет - технологий в СЭД Поддержка обратной связи от объекта к субъекту управления Обеспечение целевого получения информации и отсутствие промежуточных звеньев при ее передаче от субъекта к объекту управления, Формирование замкнутых контуров управления Обеспечение эффективных механизмов трансляции и коммуникации.


Слайд 26

Реализация компонент системы интеллектуального документооборота Работы сотрудников Института системного анализа РАН и кафедры информационных технологий РУДН Среда разработки C++, Сsharp Возможность интеграции с промышленными СЭД Наличие методик и алгоритмов для реализации в системе класса ERP II


Слайд 27

Преимущества среды SAP ERP 2005 Организация документопотоков, ориентированных на организационно-функциональную модель, Наличие средств создания и поддержки базы знаний и хранилища данных, Поддержка интерактивного портала и формирование запросов на обработку неструктурированной информации Интеграция в информационную систему управления


Слайд 28

Спасибо за внимание ? Новикова Галина Михайловна доцент кафедры Информационных технологий Российского университета дружбы народов, к.т.н., член Российской ассоциации искусственного интеллекта


×

HTML:





Ссылка: