'

Решения компании «Электронные архивы Украины»

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Решения компании «Электронные архивы Украины» Каширин Борис, г. Киев.


Слайд 1

«Бумажная» информатизация в Украине По состоянию на 2011 год в Украине оцифровано около 1% архивной информации. Индексировано и обработано 0,03%. В архивных учреждениях Украины хранится не менее 5 млрд. документов. которые содержатся в 52,9 млн. единицах хранения. Бумажный документооборот в министерствах и ведомствах занимает 70% от общего обращения информации. На заводах и предприятиях 80% технической документации и чертежей находятся в бумажном формате. Средний архив коммерческой организации, в зависимости от рода деятельности, за 10 лет работы накапливает более 20-30 млн. листов документов разного формата.


Слайд 2

Затраты на бумажный документооборот Подготовка, обработка и согласование документов занимает значительную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих украинских организациях работа с документами до сих пор ведется по-старинке – как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде, что приводит к потере важной информации, длительным согласованиям и срывам сроков выполнения заданий. Особенно остро недостатки бумажного документооборота ощущаются в организациях с территориально-распределенной структурой. Если хотя бы часть вреда от бумажного документооборота оценить в денежном эквиваленте, то получившаяся сумма неприятно удивит любого руководителя. Например, по данным компаний Gartner и Xerox, при бумажном документообороте безрезультатно тратится 10% рабочего времени, т. е. за год организация «впустую» расходует месячный фонд оплаты труда ее сотрудников.


Слайд 3

Компания ЭЛАУ предоставляет комплексные решения по созданию электронных архивов Разработка инновационных информационных систем и технологических решений, с учетом конкретных заданий Клиента. Полный комплекс работ по сканированию, наполнению и индексации любых видов архивов предприятий и организаций всех видов собственности. Информационная, технологическая и сервисная поддержка работы с электронными архивами на всех этапах сотрудничества, а также после завершения активной фазы проектов.


Слайд 4

Оперативность. Искомый документ можно использовать через считанные секунды. Сотруднику не понадобится обращаться к первоисточнику во время формирования подборки документов по определенному критерию.  Упорядоченное хранение. Структурированный массив файлов, удобный механизм представления электронных образов. Безопасность и конфиденциальность. Электронный фонд архивных дел обезопасит вас от несанкционированного доступа к документам, гарантирует наличие дополнительной копии документа, в случае безвозвратной потери (кража, изъятие, стихийные бедствие,  и т.д.). Одновременное использование. Электронную копию документа могут просматривать одновременно несколько сотрудников. Удаленный доступ. Чтобы получить доступ к системе, не требуется установка дополнительных программ - достаточно подключения к локальной или интернет-сети. Цели создания электронного архива


Слайд 5

Почему ЭЛАУ. Конкурентные преимущества. Наша специфика в оцифровке (сканирование, индексирование) документов: работа с рукописными документами; машинопечатными документами плохого качества (угасающий текст, частичная потеря текста и т.д.) и/или документы с рукописными идентификационными признаками (номер, дата, ФИО и т.д.); документы с плавающим идентификационными признаками (на разных документах расположены в различных местах); составление комплектов связанных документов (например, с договором нужно связать все зависимые от него документы – счет, счет-фактура, накладная, до 15 типов документов); индексация в соответствии с ГОСТами (ГОСТ конструкторской и технической документации, библиографический и т.д.); согласование критериев качества перед началом работ; многоуровневая система верификации (проверки) данных.


Слайд 6

разрешение №КИ3-2011-76 на ведение деятельности, связанной с государственной тайной; промышленное оборудование и технологии; сертифицированное программное обеспечение; проектный подход к работе: проведение экспертизы, подготовка технического задания, календарного плана работ, регламента организации работ, согласование критериев качества; гарантии и техническая поддержка информационного ресурса. Гарантии качества ЭЛАУ


Слайд 7

Услуги и решения компании компании «ЭЛАУ» Государственный сектор Банковский, финансовый сектор Индустриальный сектор Электронная картотека персональных данных Система учета договоров Библиотека электронных архивных дел Научно - технический архив Электронная картотека персональных данных Система учета договоров Библиотека электронных архивных дел Электронный архив организационно-распорядительной документации Электронная картотека Система учета договоров Библиотека электронных архивных дел Научно - технический архив Электронный архив организационно-распорядительной документации


Слайд 8

Типы фондов для оцифровки 1. Картотеки личного состава (сдаются в архив через 3 года, хранятся (75 –В) лет, где В- возраст сотрудника 2. Архивные дела (сдаются в архив через 2 года, хранятся от 10 лет ). Состав архивного дела: приказы и распоряжения, планы и отчетность, протоколы совещаний коллегиальных органов, переписка по основной деятельности, организационные документы, бухгалтерская отчетность, тендерная документация 3. Архив договоров (хранятся 3 года после окончания договора) 4. Архив проектной и конструкторской документации: - предпроектная документация, рабочая документация (чертежи, спецификации, объектные сметы), дела скважин, картографические материалы, пояснительные записки 5. Архив страховой документации


Слайд 9

Этапы выполнения работ Конвертация в формат Заказчика Индексация Проверка Обработка образов Сканирование Подготовка к сканированию Проверка выходного ресурса Создание тестового ресурса, согласование с Заказчиком критериев качества Подготовка Технического задания Экспертиза фондов Загрузка в ИС Заказчика


Слайд 10

Финальный продукт


Слайд 11

Архив бухгалтерской, финансовой документации; ОРД


Слайд 12

Библиотека электронных архивных дел Реализован поиск по 6 полям


Слайд 13

Решение ЭЛАУ «Система учета договоров» для работы с бухгалтерской/финансовой документацией


Слайд 14

Работа с рукописными данными


Слайд 15

Обработка персональных рукописных данных


Слайд 16

Электронная картотека (имидж-каталог) Реализован поиск последовательный и по разделителям


Слайд 17

Научно-технический архив


Слайд 18

Технология оцифровки документов, выполненных на кальках. фото оригинала отсканированная копия ? очистка фона для хранения и микрофильмирования


Слайд 19

Форматы обработки технической документации для хранения и микрофильмирования TIFF/JPG color TIFF 4G Для хранения и микрофильмирования фото оригинала отсканированная копия


Слайд 20

Научно-технический архив


Слайд 21

Наполнение баз данных


Слайд 22

Файловая структура хранения образов


Слайд 23

Реализованные проекты Государственный архив Винницкой области – создание географического имидж-каталога. Государственный архив Киевской области – сканирование и ретроконверсия документов (дел и описей) архивного фонда «Перепись населения г. Киева 1896 г.» Фонд Госимущества Украины – решение «Библиотека электронных архивных дел» (сканирование, индексация) Национальная Историческая библиотека Украины – создание электронного имидж-каталога (сканирование и ретроконверсия 1 млн. карточек) и коллекции редких книг 18 века. Предприятие «Кировгеология» - создание электронных страховых копий документов Национальный заповедник «София Киевская» - создание электронной высококачественной коллекции негативов на стекле. Создание страховых копий учетной документации – инвентарных книг, книг поступлений. Научно-педагогическая библиотека им. Сухомлинского – создание электронных книг 19 века в формате DJVU Портал www.1576.ua – создание электронных книг в форматах PDF, DJVU,FB2,TXT Национальный музей истории Украины – создание электронной коллекции 3D- объектов из фонда скульптуры


Слайд 24

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ УКРАИНЫ 01034 Киев, Рейтарская 13, офис 4 +38(044) 498 20 09 www.elau.org info@elau.org


×

HTML:





Ссылка: