'

ИССЛЕДОВАНИЕ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ «МИНЕРАЛ»

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

ИССЛЕДОВАНИЕ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ «МИНЕРАЛ» Валерия Дурова Валерия Евграфова Анастасия Елисеева Дарья Исаева Методология консалтинга Москва, 20 января 2009 1


Слайд 1

Содержание Вводные: информация о компании, цель проекта, описание работ Полевое исследование: методика, первичные данные, гипотезы Анализ результатов исследования: симптомы и причины Рекомендации 2


Слайд 2

Ограничения Недостаток релевантной информации о компании Отсутствие внешних коммуникаций Нечеткие временные границы проекта Ограничение области исследования 3


Слайд 3

Этапы работ по проекту Составление и утверждение ТЗ на проект Разработка и утверждение графика работ Заказчиком Кабинетные исследования: анализ вторичной информации Разработка вопросов для интервью (полевые исследования) Полевые исследование: интервью с ключевыми сотрудниками: начальниками отделов (АХО, отдел кадров, юридический, отдел маркетинга, СКС) консультации с Исполнительным Директором и Директором по развитию молодежных программ Анализ полученной информации, выявление причинно-следственных связей Согласование предварительных выводов и результатов с Заказчиком Выработка рекомендаций Оформление документов проекта Представление результатов проекта. 4


Слайд 4

Вводные 5


Слайд 5

ТК МИНЕРАЛ Официальный представитель (дистрибьютор) ОАО Сельвинит и ОАО Соликамский магниевый завод Распространение продукции, управление компанией Главный офис – в Москве, производство - Соликамск Продукция: Химическая продукция: пищевая соль, каменная соль, минеральный галит, противогололедный материал Минеральные удобрения: хлористый калий Поставка трейдерам-перекупщикам, напрямую компаниям (VIP клиенты), небольшим клиентам напрямую (spot) Распространение калия хлористого – через биржу (дефицитный продукт) Распространение только на внутреннем рынке Инновационность: разработка и вывод новых продуктов 6


Слайд 6

ТЗ: Проблема Трудности в движении документов: отсутствие контроля над документооборотом внутри компании и ответственности за его ведение произвольная циркуляция документов внутри компании: договора поступают не к тем людям и не вовремя, никто не отслеживает путь документа, если он передается от одного лица другому отсутствие единых стандартов и регламента оформления многих документов незаинтересованность сотрудников в контроле над документооборотом нет хорошо сформированного механизма делового общения между отделами. постоянные изменения субординации 7


Слайд 7

Цель Выяснить степень соответствия состояния организации документооборота ГОСТам и нормативам Выявить причины видимых затруднений в движении документов Дать рекомендации по улучшению существующего процесса создания, движения, и контроля за документами Особые требования Заказчика: Практичность рекомендаций Анонимность анкетирования Конфиденциальность полученной при первичных исследованиях информации 8


Слайд 8

SCOREt МАТРИЦА 9


Слайд 9

Полевое исследование Методология Результаты Гипотезы 10


Слайд 10

Полевые исследования: методология Первичное интервью с ключевыми представителями ТК Минерал (Исполнительный директор), детализация трудностей и понимание ценностей и культуры компании Формирование предварительных гипотез Интервью с начальниками отделов: роль отдела в процессе создания и движения документов выявление проблем конкретного отдела пожелания к улучшению текущей ситуации возможные пути решения Формирование основных гипотез: что и кто разрушает процессы документооборота Глубинный анализ причинно-следственной связи Подтверждение или опровержение гипотез 11


Слайд 11

Гипотезы Проблема в движении документов – управленческая, НЕ техническая. Связана в внутренними коммуникациями Низкий уровень осведомленности о правилах движения документов 12


Слайд 12

Интервью и анкетирование Несостоятельность анкетирования как метода полевого исследования: Невозможно выявить общие вопросы для всех отделов Требование к анонимности будет нарушено вопросом об отделе и деятельности Полевые исследования - в формате интервью 13


Слайд 13

Полевое исследование: выводы Каждый отдел испытывает трудности на операционном уровне Задержки в подписании договора Исполнитель ответственен за весь процесс движения документов (прохождение листа согласования) Некоторые функции отделов дублируются => «двойная работа» (СКС и секретари) Отсутствие понимания проблемы у исполнителей: «мы так привыкли работать и не хотим ничего менять» Решение проблем и адаптация сотрудников происходит на уровне отдела – «замкнутые королевства» Руководители отделов не могут сосредоточиться на тактических заданиях и целях, т.к. загружены рутинной работой Отсутствует система маркетинга (внешнего и внутреннего) 14


Слайд 14

Выводы Децентрализованная система движения документов Основная деятельность – приоритет Неразвита система маркетинга Ценообразование Планирование поставок продукции на основе анализа рынка 15


Слайд 15

Анализ результатов Причины и следствия Рекомендации 16


Слайд 16

ТК МИНЕРАЛ: СТРУКТУРА 17


Слайд 17

Типичная карта бизнес-процессов 18


Слайд 18

19


Слайд 19

Бизнес-процессы ТК «Минерал» Основной процесс – продажа продукции Обеспечивающие процессы: Подбор, наем и обучение персонала Юридическое и правовое консультирование Информационное и технологическое оснащение организации Поддержание инфраструктуры Обеспечение движения документов, оформляющих все процессы 20


Слайд 20

Документы в ТК «Минерал» 21


Слайд 21

22


Слайд 22

Рекомендации - 1 Сложности в документообороте – проявление более глобальной проблемы управления и взаимоотношений. Решение на 4 уровнях: Уровень отдела Перераспределение ресурсов, ограничение обязанностей и полномочий Коммуникаций между отделами Совершенствование корпоративного портала Управленческие решения Система адаптации новых сотрудников, систематический найм практикантов Внутренняя, единая культура Мероприятия для сотрудников 23


Слайд 23

Уровень отдела Проблема: Размытость функций сотрудников и недостаток сотрудников, ответственных за рутинную деятельность Рекомендации: Расширение штата сотрудников и перераспределение обязанностей внутри отдела для концентрации ключевых сотрудников на стратегических вопросах, а не текучки из-за смещения функций 24


Слайд 24

Уровень управленческих решений Проблема: Низкий уровень системы адаптации сотрудников. Рекомендации: экскурсии по компании, представляя нового сотрудника создание корпоративной странички на информационном портале, где отдел персонала будет давать информацию о новом сотруднике приветственные письма для новых сотрудников и письмо о новом сотруднике для персонала информационные материалы, представляющие сотрудников (кто есть кто, должностные функции, увлечения сотрудников) материалы о деятельности компании, ее конкуренты, анализ рынка присутствия 25


Слайд 25

Уровень управленческих решений Проблема: Отсутствие информации о статусе подписания документа, потеря и несвоевременная подпись документов Проблемы документооборота в «ТК Минерал» документы теряются накапливается множество документов документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа создается несколько копий одного и того же документа на подготовку и согласование документов тратится много времени Рекомендация: Внедрение системы электронного документооборота. 26


Слайд 26

Уровень управленческих решений Систематический найм практикантов Проблема: Низкий уровень вовлечения практикантов в деятельность компании Рекомендация: Формирование запросов на практикантов и подготовка для них плана работ 27


Слайд 27

Уровень: Коммуникации между отделами Проблема: Напряженная атмосфера между отделами, отсутствие внутреннего PR. Рекомендация: Назначение ответственного сотрудника из отдела управления персонала за внутренние коммуникации: совершенствование корпоративного портала, который должен содержать информацию о грядущих событиях, новости, как внутреннего уровня так и новости о рынке, доска объявлений. 28


Слайд 28

Уровень: Внутренняя корпоративная культура Проблема: Корпоративная культура компании «ТК Минерал» на низком уровне Рекомендации: Мероприятия по укреплению корпоративного духа Обоснование: Из-за недавнего создания ООО «ТК Минерал», корпоративная культура в компании не была сформирована должным образом. В компании присутствует культура различных отделов, на уровне компании «ТК Минерал» она отсутствует 29


Слайд 29

Рекомендации - 2 «Узкие места» в движении документов можно решить: Контроль движения документов – Лист «взял/вернул» Обеспечение доступности регламента составления и согласования документа – Портал Назначение ответственного секретаря для каждого отдела (определенный секретарь отвечает за определенные отделы) Обновление статус-отчета о получении/отправлении/подписании корреспонденции на Портале Формализация отправки корреспонденции – точное время в определенные дни 30


Слайд 30

Рекомендации по этапам документооборота 31


Слайд 31

Рекомендации по этапам документооборота 32


Слайд 32

Нормативные акты, регулирующие документооборот компании на территории РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения» 33


Слайд 33

Архивация 34


Слайд 34

ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ «МИНЕРАЛ» Валерия Дурова Валерия Евграфова Анастасия Елисеева Дарья Исаева Методология консалтинга Москва, 20 января 2009 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ВАШИ ВОПРОСЫ 35


×

HTML:





Ссылка: