'

Системы документации

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Системы документации Лекция 5 Кафедра УЭЗиФ ИПО к.м.н., доц. Максимова С.И.


Слайд 1

Цель: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления   организационных, распорядительных и информационно-справочных документов


Слайд 2

План: 1. Система организационной документации. 2. Система распорядительной документации. 3. Система информационно-справочной документации.


Слайд 3

Литература по делопроизводству  Основная литература:  Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник /И.Н. Кузнецова. - М.: Изд-во Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – 576 с. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. – М.: ТК Велби. Изд-во Проспект, 2008. – 240 с. Кирсанова М.В. Деловая переписка: учебн-практ. пособие /М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенов – 3-е изд. – М.: Инфра-М, 2011. – 136 с.  


Слайд 4

Дополнительная литература: Делопроизводство. Учебник /Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялкова – М.: Изд. центр «Академия», 2005. – 176 с. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности – СПб.: Питер, 2004. – 208 с. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций /серия «Зачет и экзамен» - Ростов н/д.: изд-во Феникс, 2004. – 192 с. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция: учебн. пособие – Ростов н/Д.: изд-во Феникс, 2004. – 320 с.


Слайд 5

Система организационной документации


Слайд 6

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления. Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.


Слайд 7

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.


Слайд 8

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.


Слайд 9

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.


Слайд 10

Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.


Слайд 11

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).


Слайд 12

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.


Слайд 13

Виды организационных документов: 


Слайд 14

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.


Слайд 15

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.


Слайд 16

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1. Устав должен содержать следующие реквизиты: Наименование организации (08); Наименование вида документа (10); Дата документа (11); Место составления или издания документа (14); Гриф утверждения документа (16); Текст устава (20); Подпись лица, утверждающего документ (22).


Слайд 17

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.


Слайд 18

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.


Слайд 19

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: Наименование организации (08); Наименование структурного подразделения; Наименование вида документа (10); Дата (11); Гриф утверждения документа(16).


Слайд 20

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком. Текст Положения включает следующие разделы: общие положения. основные задачи. функции. права. организация работы.


Слайд 21

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).


Слайд 22

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д. Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подпись.


Слайд 23

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.


Слайд 24

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.


Слайд 25

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.


Слайд 26

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность;


Слайд 27

В 1 разделе (общие положения) - указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во 2 разделе (должностные обязанности) - перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В 3 разделе (права) - устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В 4 разделе (ответственность) - указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.


Слайд 28

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.


Слайд 29

Образец формы должностной инструкции Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ________ И.О.Фамилия 00.00.0000 №______ 00.00.0000 г. Красноярск наименование должности работника ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ФУНКЦИИ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ Наименование должности руководителя структурного подразделения Личная подпись И.О.Фамилия Визы согласования с заинтересованными должностными лицами С инструкцией ознакомлен: Личная подпись И.О. Фамилия


Слайд 30

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.


Слайд 31

Штатное расписание содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись.


Слайд 32

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.


Слайд 33

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (составляется и подписывается также как и штатное расписание).


Слайд 34

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.


Слайд 35

Система распорядительной документации. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями


Слайд 36

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 


Слайд 37

Схема подготовки распорядительных документов: всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста и его подписание; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)


Слайд 38

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.


Слайд 39

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»


Слайд 40

Виды распорядительных документов:


Слайд 41

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.


Слайд 42

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты: герб РФ или субъекта; наименование организации, издавший документ; наименование вида документа; место составления; дата документа, регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подписи; визы согласования. Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.


Слайд 43

Приказ -  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия; решения и поручения по организации работы; организационные мероприятия; итоги работы; результаты ревизии. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.


Слайд 44

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.


Слайд 45

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют: прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.


Слайд 46

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".


Слайд 47

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю"). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.


Слайд 48

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.


Слайд 49

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.


Слайд 50

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".


Слайд 51

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.


Слайд 52

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.


Слайд 53

Образец приказа с продольным расположением реквизитов Наименование предприятия ПРИКАЗ 00.00.0000 №_____ г. Красноярск Заголовок к тексту с «о» или «об» Констатирующая часть приказа … ПРИКАЗЫВАЮ: 1. 2. 3. Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия С приказом ознакомлен: Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата


Слайд 54

Образец приказа с угловым расположением реквизитов Наименование предприятия ПРИКАЗ 00.00.0000 №_____ г. Красноярск Заголовок к тексту с «о» или «об» Констатирующая часть приказа … ПРИКАЗЫВАЮ: 1. 2. 3. Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия С приказом ознакомлен: Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата


Слайд 55

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается с «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.


Слайд 56

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.


Слайд 57

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления. К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся: А. Организация исполнения приказов; Б. Организация исполнения инструкций.


Слайд 58

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии» распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.


Слайд 59

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.


Слайд 60

Решение -  распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. Текст состоит из констатирующей и распорядительной части.


Слайд 61

В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ  на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.  


Слайд 62

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.


Слайд 63

Система информационно-справочной документации. Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.


Слайд 64

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.


Слайд 65

Виды информационно-справочных документов:


Слайд 66

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.


Слайд 67

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); нарушения установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.


Слайд 68

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.


Слайд 69

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей. Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.


Слайд 70

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).


Слайд 71

Образец оформления акта Наименование организации УТВЕРЖДАЮ (Справочные данные об организации) Руководитель организации А К Т №_____ ________ И.О.Фамилия 00.00.0000 00.00.0000 г. Красноярск Заголовок к тексту Основание: номер и дата распорядительного документа Состав комиссии: Председатель: Наименование должности И.О.Фамилия Члены комиссии: Наименование должности И.О.Фамилия Располагаются в алфавитном порядке. Присутствовали: наименование должности, И.О.Фамилия лиц, присутствующих при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке. В констатирующей части текста акта описывается проведенная работа, фиксируются установленные факты. Выводы и заключения комиссии, конкретные предложения комиссии. Констатирующая часть акта может быть разделена на пункты. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акт составлен в 2 экземплярах: Кому (куда); Кому (куда); Приложение: если оно есть. Председатель Личная подпись И.О.Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О.Фамилия Присутствовали при составлении акта Личная подпись И.О.Фамилия


Слайд 72

Протокол -  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.


Слайд 73

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.


Слайд 74

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.


Слайд 75

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.


Слайд 76

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.


Слайд 77

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".


Слайд 78

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.


Слайд 79

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.


Слайд 80

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.


Слайд 81

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.


Слайд 82

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.


Слайд 83

Образец оформления «полного» протокола с продольным расположением реквизитов Наименование организации ПРОТОКОЛ 00.00.0000 №______ г. Красноярск заголовок к тексту Председатель……И.О.Фамилия Секретарь………..И.О.Фамилия Присутствовали: ____ человек ( инициалы и фамилии в алфавитном порядке) Приглашенные: должности, инициалы, фамилии. ПОВЕСТКА ДНЯ: О…………………….Доклад (должность, И.О.Фамилия) Об…………………...Сообщение ( должность, И.О.Фамилия) 1. СЛУШАЛИ: И.О.Фамилия в именительном падеже – содержание доклада ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: 1.1………………………………………. 1.2………………………………………. СЛУШАЛИ: И.О.Фамилия выступающего в именительном падеже – содержание выступления. ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 2.1………………………………………. 2.2………………………………………. За ________ Против__________ Воздержались__________ Председатель Личная подпись И.О.Фамилия Секретарь Личная подпись И.О.Фамилия


Слайд 84

Образец оформления выписки из протокола Наименование организации ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 00.00.0000 №_____ г. Красноярск Заголовок к тексту Председатель - И.О.Фамилия Секретарь – И.О.Фамилия Присутствовали-…………….. ПОВЕСТКА ДНЯ: О…………. Доклад………. Об…………. Выступление………. О………….. Сообщение………… СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель Личная подпись И.О. Фамилия Секретарь Личная подпись И.О.Фамилия Верно: Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата


Слайд 85

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.


Слайд 86

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные. В зависимости от адресата: внутренние, внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.


Слайд 87

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.


Слайд 88

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.


Слайд 89

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности. Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.


Слайд 90

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело. Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.


Слайд 91

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).


Слайд 92

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение.


Слайд 93

Элементы доклада: вступление основная часть выводы рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.


Слайд 94

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: Отметка о категории телеграммы; Адресат; Текст; Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;


Слайд 95

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; Наименование должности; Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; Печать; Дата


Слайд 96

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.


Слайд 97

Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Доверенности могут быть: служебными; личными.


Слайд 98

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель ра­ботает (учится), или жилищно-эксплуатационной организаци­ей по месту жительства. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности.


Слайд 99

Доверенность должна иметь: наименование вида документа; дату выдачи; номер; заголовок к тексту; текст; подписи; печать.


Слайд 100

В тексте доверенности указываются: фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации; фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия; паспортные данные уполномоченного должностного лица; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности. Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного лица. Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.


Слайд 101

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале « Учет выданных доверенностей». Контроль за соблюдением правил оформления служебных доверенностей, их регистрацию и выдачу а также за своевременным предоставлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности ведет главный бухгалтер организации.


Слайд 102

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает: наименование вида документа; дату выдачи; заголовок к тексту; текст; подписи; отметку о заверении.


Слайд 103

Образец оформления личной доверенности Директору ЗАО « Вариант» Д.С. Петрову Менеджера отдела продаж К.Ю. Соколова Доверенность Город Красноярск, девятнадцатое ноября две тысячи пятого года. Я, Соколов Константин Юрьевич, проживающий по адресу: 667845, г. Красноярск, ул. Юннатов , д. 67, кв.15 , паспорт серии 0404 № 345679 выданный Ленинским УВД г. Красноярска15.12.2000 года доверяю получить начисленную мне заработную плату за октябрь 2005 года Морозовой Ирине Николаевне ,проживающей по адресу: 664523, г. Красноярск, ул. Глинки, д.45, кв. 56, паспорт серии 0404 №345678, выданный Ленинским УВД г. Красноярска 15.09.2001 года. Доверенность выдана сроком на один месяц. Доверитель Личная подпись К. Ю. Соколов Доверенное лицо Личная подпись И.Н.Морозовой


Слайд 104

Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению: при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов; при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).  


×

HTML:





Ссылка: