'

Основные определения

Понравилась презентация – покажи это...





Слайд 0

Основные определения Термин «документ» появился в России в XVIII веке и означал «способ доказательства».   Документоведение – это научная дисциплина, изучающая закономерности образования документов и разрабатывающая способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации. Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.


Слайд 1

Основные функции документов Информационная (документирование, хранение и предоставление информации); управленческая ( с помощью документов решаются управленческие вопросы); коммуникативная (документы являются средством обмена информацией); правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и источником права, например, закон); организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция); научно-историческую ( с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).


Слайд 2

Классификация документов Классификация документов- распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Условно можно разбить на группы: по способу документирования; по сфере использования; по месту составления; по грифу ограничения доступа; по происхождению; по юридической значимости; по форме изложения; по срокам хранения.


Слайд 3

Нормативно-методическое регулирование ЗАКОНЫ РФ Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне»; Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ); Трудовой кодекс (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197 –ФЗ); Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ, в ред. от 20.03.2002).


Слайд 4

Государственные стандарты ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требованию к построению формуляра-образца; ГОСТ Р. 6.30.-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 51511-2001. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ.


Слайд 5

Унификация Унификация документов( т.е.отбор реквизитов) заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов. Стандартизация документов (единство требований к документам) – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унифицированные системы документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.


Слайд 6

Перечень реквизитов документа 01 Государственный герб Российской Федерации 02 Герб субъекта Российской Федерации 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 Код организации 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 Код формы документа 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 10 Наименование вида документа 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15 Адресат 16 Гриф утверждения документа 17 Резолюция 18 Заголовок к тексту 19 Отметка о контроле 20 Текст документа 21 Отметка о наличии приложения 22 Подпись 23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 25 Оттиск печати 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию 30 Идентификатор электронной копии документа


Слайд 7

Реквизиты документа Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизводится на бланках: Президента Российской Федерации; палат Федерального собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти и иных органов государственной власти. Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (или иные знаки обслуживания) (далее - эмблема) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.


Слайд 8

Реквизиты документа Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит 07. Код формы документа, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. В других случаях может проставляться код формы по локальному классификатору.


Слайд 9

Реквизиты документа Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном - справа или ниже. Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.


Слайд 10

Реквизиты документа Реквизит 09. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код. Например: 30 лет Победы ул., д. 102, Тюмень, 625051. Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА,… В бланке письма наименование вида документа не указывается.


Слайд 11

Реквизиты документа Реквизит 11. Дата документа - обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения. На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т. п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны. Если документ издают две и более организаций, то он должен иметь одну (единую) дату. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой. 01.11.2004 или 01 октября 2004 г. В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2004.11.01


Слайд 12

Реквизиты документа Реквизит 12. Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью. Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе. № 01-АС – отдел аспирантуры № 01-ОК- общие вопросы по кадрам


Слайд 13

Реквизиты документа Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа. На №____ от _______. Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Московский государственный университет. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.


Слайд 14

Реквизиты документа Реквизит 15. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам. При адресовании наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например Росархив Отдел информатизации При адресовании документа должностному лицу : Генеральному директору АО "Штурм" С.П. Иванову Или АО "Ростекстиль" Главному инженеру СМ. Лапину Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно: Администрации районов Тюменской области


Слайд 15

Реквизиты документа Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке: Главному редактору Издательского центра «Полиграф Н.В. Овчинниковой Документ не должен содержать более четырех адресатов. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа. При адресовании документа физическому лицу: А.А. Иванову ул. Республики , д. 6, корп. 4, кв. 17, г. Заводоуковск, Тюменский р-н, Тюменская обл., 625051


Слайд 16

Реквизиты документа Реквизит 16. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции. Документ утверждается должностным лицом: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Металлургия» Личная подпись Т. С. Жеглов 01.09.2007 При утверждении документа несколькими должностными лицами: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Металлургия» Личная подпись Т. С. Жеглов 01.09.2007 УТВЕРЖДАЮ Главный бухгалтер АО «Металлургия» Личная подпись А.И. Иванов 01.09.2007


Слайд 17

Реквизиты документа При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2007 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 07.06.20037№ 94 «Об ут.» Реквизит 17. Резолюция - реквизит документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. В.Н. Чернову С.Н. Матюниной Прошу подготовить проект контракта с АО «Глобус» к 16.12.2007 Л.П. 05.12.2003


Слайд 18

Реквизиты документа Реквизит 18. Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? - Приказ - О создании ликвидационной комиссии; чего (кого)?- Должностная инструкция- главного инженера. Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:


Слайд 19

Реквизиты документа Реквизит 20. Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения. Текст документа оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Анкета –это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Таблица – форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Связный текст, он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Текст документа отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.


Слайд 20

Реквизиты документа Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена: Если приложение названо в тексте письма: Приложение: на 7л. в 3 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте: Приложение: 1. Положение об Отделе финансового контроля на 6 л.. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Отдела финансового контроля на 8 л. в 2 экз. Если приложение в свою очередь также имеет приложение: Приложение: письмо Банка России от 01.11.2004 №12 и приложения к нему,всего на 5л. Если приложения к письму сброшюрованы Приложение: в 2 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый адрес


Слайд 21

Реквизиты документа Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена: Если приложение названо в тексте письма: Приложение: на 7л. в 3 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте: Приложение: 1. Положение об Отделе финансового контроля на 6 л.. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Отдела финансового контроля на 8 л. в 2 экз. Если приложение в свою очередь также имеет приложение: Приложение: письмо Банка России от 01.11.2004 №12 и приложения к нему,всего на 5л. Если приложения к письму сброшюрованы Приложение: в 2 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый адрес


Слайд 22

Реквизиты документа Реквизит 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: документ оформлен не на бланке организации: Президент Союза малых городов Личная подпись В. В. Щербаков документ оформлен на бланке: Президент Личная подпись В.В. Щербаков при подписании документа несколькими должностными лицами: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш  документы коллегиального органа: Председатель Личная подпись В.И. Кирсанов Секретарь Личная подпись И.А. Курникова  


Слайд 23

Реквизиты документа в документах, составленных комиссией: Председатель комиссии Личная подпись А.И. Кирилов Члены комиссии Личная подпись С. П. Комаров Личная подпись О. В. Громов Личная подпись А.Б. Городина при подписании документа несколькими лицами одного ранга Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе   Личная подпись И. И. Химина Личная подпись Э.А. Чернин документ может быть подписан исполняющим обязанности И. о. директора Личная подпись В. С. Мингалев или Заместитель директора Личная подпись А.И. Шурыгин


Слайд 24

Реквизиты документа Реквизит 23. Гриф согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИ документоведения и архивного дела Личная подпись М.В. Ларин Дата Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления Российской Государственной страховой компании "Росгосстрах" от 01.01.2004 № 1


Слайд 25

Реквизиты документа Реквизит 24. Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием. Руководитель юридического департамента Личная подпись Н.С. Максимова Дата при наличии замечаний по документу: Замечания прилагаются Личная подпись Н.С.Максимова Дата Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.


Слайд 26

Реквизиты документа Реквизит 25. Оттиск печати Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.


Слайд 27

Реквизиты документа Реквизит 26. Отметка о заверении копии Ниже реквизита «Подпись» Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись Н.В. Морозова Дата Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.


Слайд 28

Реквизиты документа Реквизит 27. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Б.Д. Бапасюкевич 334-48-69 ИЛИ Банасюкевич Вячеслав Дмитриевич 334-48-69 Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отправлен факс от 14.04.2007 № 125 В дело №01-15 Личная подпись 14.04.2007 ИЛИ Издан приказ от 14.04.2003 № 12 «О создании экспертной комиссии» В дело №01-01 Личная подпись 14.04.2007


Слайд 29

Реквизиты документа Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Вх.№ 0001 01.11.2004 11-00 Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем организации. DOCN\RASP\2001.DOC ИЛИ LETTER2.DOC


Слайд 30

Положение табулятора Кол-во печатных знаков 1 5 16 24 32 40 48 56 /____/___ ____/_______/______/_______/_______/________/ 0 1 2 3 4 5 6 7 Положение табулятора От нулевого положения табулятора проставляются реквизиты: 01 - Герб РФ 02 - Герб субъекта РФ 03 - Эмблема организации или товарный знак 08 - Наименование организации 09 - Справочные данные об организации 10 - Наименование вида документа 11 - Дата документа 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 - Место составления или издания документа 18 - Заголовок к тексту 20 - Текст документа 21 - Отметка о наличии приложения 22 - Подпись 23 - Гриф согласования документа 24 - Визы согласования документа 26 - Отметка о заверении копии 27 - Отметка об исполнителе 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 30 - Идентификатор электронной копии документа


Слайд 31

Положение табулятора От первого положения табулятора: 20 - Текст документа От второго положения табулятора: 12 - Регистрационный номер документа От третьего положения табулятора: 25 - Оттиск печати От четвертого положения табулятора: 15 – Адресат От пятого положения табулятора: 16 - Гриф утверждения документа 17 – Резолюция От шестого положения табулятора: Расшифровка подписи От седьмого положения табулятора: 19- Отметка о контроле 29 – Отметка о поступлении документа в организацию.


Слайд 32

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Основными видами уставов являются: 1. Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом). 2. Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией). 3. Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом). 4. Устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).


Слайд 33

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Устав должен иметь реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 20, 22 Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт): 1. Общие положения. 2. Цели, задачи, предмет деятельности. 3. Правовой статус. 4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи). 5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). 6. Учет и отчетность. 7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью. 8. Права и обязанности участников. 9. Порядок ликвидации и реорганизации.


Слайд 34

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и т.д.). В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 24 Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для систем учреждений и предприятий, индивидуальные разрабатываются для конкретных организаций и предприятий, комиссий Структура Положения о подразделениях: 1.Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. 7. Дополнительно могут быть разделы: «Руководство» (управление); «Организация работы».


Слайд 35

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Инструкции могут издаваться: 1. Органом государственного управления; 2. Отраслевым органом управления; 3. Муниципальным органом управления; 4. Руководством организации. Инструкции бывают двух видов: типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии


Слайд 36

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Инструкция должна содержать: 08, 10, 11, 12, 16, 18, 20, 22, 24, 25 Инструкция утверждается приказом или распоряжением непосредственно руководителем организации. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к приказу (распоряжению). При утверждении инструкции приказом или распоряжением в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте приказа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.


Слайд 37

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в котором для работника организации определяются функции, обязанности, права, ответственность и взаимоотношение с другими работниками и подразделениями работника предприятия. Должностная инструкция должна содержать: 08, 10, 11, 12, 16, 18, 20, 22, 25, визы ознакомления Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Служебное взаимодействие.


Слайд 38

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Штатное расписание - это документ, содержащий: 1.Перечень структурных подразделений 2. Перечень должностей 3. Сведения о количестве штатных единиц 4. Сведения о должностных окладах, надбавках 5. Сведения о месячном фонде заработной платы В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается: в трудовом договоре; в приказах по личному составу; в трудовой книжке. Штатное расписание может являться конфиденциальным документом. Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя. Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3. Штатное расписание должно иметь реквизиты: 08, 10, 11, 12, 20, 24 Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.


Слайд 39

ПРИКАЗ Основное назначение распорядительных документов ( приказы, распоряжения, указания) — регулирование деятельности, получать максимальный эффект от деятельности организаций (структурных подразделений), входящих в его систему. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. все распорядительные документы делятся на две группы: - документы, издаваемые в условиях коллегиальности; - документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. Приказы предприятия делятся на две основные группы: - приказы по основной деятельности (производственным вопросам); - приказы по личному составу (персоналу предприятия). Подготовка приказа включает стадии: - изучения существа вопроса; - сбор необходимых сведений; - подготовка проекта приказа; - согласование проекта; - подписание руководителем. Приказ должен иметь следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 08, 10,11,12,18,20,22,24, 21 ( при необходимости).


Слайд 40

ПРИКАЗ Заголовок к тексту —начинается с предлога «О» или «Об», отвечает на вопрос о чем ? Например: О проведении аттестации персонала организации Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать - ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту; - формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например: В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2002 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» В связи с проведение конкурса … Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает: - наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей; - поручение; - срок выполнения поручения. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.


Слайд 41

ПРИКАЗ Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер, например: Утвердить Положение об Управлении государственной службы. Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например: Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.1999 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» Последний пункт приказа - пункт о контроле, например: Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы) До представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа сопровождается датой. Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе


Слайд 42

РАСПОРЯЖЕНИЕ Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера; повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности; связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например: о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п. Распоряжение должно иметь следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 08, 10,11,12,18,20,22,24, 21 ( при необходимости). Часто в тексте распоряжения слова "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)" опускают, указывая только действие, например: Всем сотрудникам пройти инструктаж


Слайд 43

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА Выписка из приказа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в наименовании документа указывается «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»; воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть); из распорядительной части текста приказа выписывается только тот пункт, который необходим; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется реквизит «Отметка о заверении копии (26 реквизит). Верно Начальник отдела канцелярии Л.П. А.А.Иванова 04.04.2008 При необходимости поставляется печать.


Слайд 44

ПРОТОКОЛ Вводная часть оформляется в последовательности: Председатель – (:) ФИО Секретарь –(:) ФИО Присутствовали —(:) ФИО присутствующих в алфавитном порядке . Если присутствующих более 15 человек, то указывается их общее количество, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, где принятие решения требует кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: Всего 234 человека, присутствуют 229. Фамилия и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова Приглашенные. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, фамилии по алфавиту. ПОВЕСТКА ДНЯ. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), например: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1.Об итогах работы профессиональных училищ и лицеев Новосибирской области за первое полугодие 2003 года. Доклад заместителя Начальника управления А.А. Флека.


Слайд 45

ПРОТОКОЛ Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления Обязательными реквизитами протокола являются: 01 или 02 или 03, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22. Текст протокола состоит из двух частей: первая — вводная, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторая — основная, фиксирующая ход заседания.


Слайд 46

ПРОТОКОЛ Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела располагается по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) Слово СЛУШАЛИ начинает каждый пункт повестки дня. Оно пишется вслед за порядковым номером вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки, с абзаца. ВЫСТУПИЛИ - содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Завершающая часть каждого пункта повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления)- РЕШИЛИ. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. В голосовании приняли участие 12 акционеров , что составило 95% голосов . «За» - 10 голосов. «Против» - 0 голосов. «Воздержалось» - 2 голоса. Недействительных бюллетеней – 0. Решение принято 10 голосами. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.


Слайд 47

АКТ Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Обязательными реквизитами акта являются: 01 или 02 или 03, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20 22, при необходимости: 16, 21 Текст акта состоит из двух частей: во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. в основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.


Слайд 48

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА Выписка из протокола – это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Выписка из протокола оформляется следующим образом: в наименовании документа указывается «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА»; воспроизводится полностью вводная часть текста протокола; из основной части текста протокола выписывается только решение; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личных подписей); проставляется реквизит «Отметка о заверении копии» (26 реквизит). Верно Секретарь Л.П. А.А.Иванова 04.04.2008 При необходимости поставляется печать.


Слайд 49

СПРАВКА Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Реквизиты внешней справки: 01 или 02 или 03, 08- наименование организации, 10, 11, 12, 18, 15, 20, 22, 21, 24 и 25 – при необходимости Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка о комплектовании книжных фондов в I полугодии 2008 г., Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Россия» в 2001 г. Справки такого рода носят отчетный характер. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Реквизиты внутренней справки 08- наименование структурного подразделения, 10, 11, 12, 18, 15, 20, 22, 21, 24 и 25 – при необходимости Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем.


Слайд 50

ДОВЕРЕННОСТЬ Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Доверенности могут быть: • служебными; • личными. Служебная доверенность составляется от имени организации, подпи­сывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариаль­ном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Служебная доверенность должна иметь реквизиты: 01 или 02 или 03,08, 10, 11, 12, 18, 20, 22, 25 В тексте доверенности указываются: • фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации; • фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия; • паспортные данные уполномоченного должностного лица; • перечисление предоставляемых полномочий; • срок действия доверенности. Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного лица. Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает реквизиты:10,11,18, 20, 22, 26 Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению: • при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачерки­вания слов; • при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернила­ми может быть оформлена только отметка о заверении).


Слайд 51

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА Служебное письмо — обобщенное название большой группы управленческих документов различных по содержанию, служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами. Директивные или инструктивные письма, такие письма по своем характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции. Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания, они сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, с их помощью пропагандируется деятельность организации. Гарантийные письма обеспечивают исполнение изложенных в них обязательств, выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг. Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка представления услуг. Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов. Письма-рекламации или претензионные письма, содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения ею каких-либо условий. Сопроводительные письма информируют адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Типовой формуляр бланка для писем включает реквизиты: 01 или 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27, 21, 25– при необходимости


Слайд 52

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения: Уважаемый Игорь Леонидович! Господин Зорин! Игорь Леонидович! Уважаемый г-н Зорин! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). Большинство писем продолжаются далее словами: В связи с... Согласно договору от... №... «…..» Нами рассмотрены Ваши предложения В соответствии с Вашей просьбой.. В письмах используют формы изложения: от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть); от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым); от третьего лица единственного числа (банк не может согласиться, компания не возражает).


Слайд 53

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты: Отправка груза, документа Отправляем Вам... Направляю Вам... Высылаем Вам.. . В соответствии с Вашей просьбой направляем... Согласно нашей договоренности направляем Вам... Напоминание Напоминаем Вам, что... По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу Подтверждение Концерн... подтверждает получение... Подтверждаю, что партия товаров народного потребления получена … Просьба Мы признательны Вам, если Вы сможете... Нам хотелось бы получить... Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса... К сожалению, в связи с временными трудностями предлагаем перенести ре- шение вопроса на более поздний срок. В соответствии с нашей договоренностью просим Вас... Благодарность Мы будем благодарны… Выражаем благодарность за… С благодарностью подтверждаем… Письма могут заканчиваться фразами: Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной. Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества. Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей. С уважением. и т. п.


Слайд 54

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организаций и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.


Слайд 55

ПИСЬМО - ТРЕБОВАНИЕ Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, изла­гается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости вы­полнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут вы­полнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: Требуем выполнить взятые на себя обязательства… Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить). Требуем незамедлительно выполнить …. и т.д. Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд… В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.. В противном случае мы не несем ответственности за последствия …. и т.п.


Слайд 56

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО Сопроводительное письмо- служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Сопроводительное письмо информируют адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Сопроводительное письмо- это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Начинаются эти письма словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., а далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Сопроводительное письмо всегда имеет приложение. У сопроводительного письма всегда отсутствует заголовок к тексту (реквизит 18).


Слайд 57

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Совершенство организации работы с документами определяется: оперативностью перемещения документов внутри организации; качеством и своевременностью исполнения документов; эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Объем документооборота зависит от значимости организаций; от ее функций и уровня решаемых задач; от связей с внешними организациями. В документационном обеспечении существуют три группы документов: входящие; исходящие; внутренние. Основными принципами работы с документами являются: единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними; четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций; современное техническое оснащение делопроизводства; целесообразность всех делопроизводственных операций; умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).


Слайд 58

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В организации работы с документами должны быть предусмотрены: инструкция по делопроизводству предприятия; образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников; номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов; должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов; техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами; методическое руководство службой делопроизводства работ с документами в структурных подразделениях предприятия; информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами; назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях


Слайд 59

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Входящий документ — документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой. Большую часть входящих документов составляет переписка . Прием и обработка входящих документов осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение (разметку); регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела.


Слайд 60

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой. Основные этапы обработки исходящих документов: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.


Слайд 61

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях); регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов). На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело.


Слайд 62

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для удобства поиска документов; для учета и контроля исполнения документов. Формы регистрации документов: централизованная; децентрализованная; смешанная. Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; договоры (контракты) коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Виды регистрации: журнальная; карточная; компьютерная. Примерный список нерегистрируемых документов включает: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма, прайс-листы, каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения, сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.


Слайд 63

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержание контроля исполнения: занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов; информирование руководства о результатах контроля; снятие документов с контроля по указанию руководителя; подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации. Контроль осуществляют: руководители; заместители руководителя; специальные структурные подразделения (инспекции по контролю); работники службы делопроизводства; секретари-референты. Сроки исполнения документов делятся на : типовые; индивидуальные. Сроки исполнения считаются: для входящих документов — с даты поступления; для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения. Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются: журналы регистрации; персональный компьютер.


×

HTML:





Ссылка: